KPI là gì? Tầm quan trọng của KPI với sự phát triển của doanh nghiệp?

KPI là gì?

KPI (tên tiếng anh là Key Performance Indicators) là chỉ số đo lường hiệu quả công việc của mỗi cá nhân hoặc cả doanh nghiệp. Nhìn vào chỉ số KPI ta có thể đánh giá một cá nhân hay một doanh nghiệp đang thực hiện công việc tốt đến đâu so với mục tiêu đã đề ra.

Ví dụ: Một cửa hàng đặt KPI doanh thu bán hàng là 100.000.000 đồng. Hết 1 tháng, tổng kết doanh thu bán được là 85.000.000 đồng. Vậy cửa hàng đó đạt 85.000.000/100.000.000 = 0,85 = 85% so với KPI đề ra.

Ưu - nhược điểm của KPI

KPI có những ưu - nhược điểm sau:

- Ưu điểm:

• Thiết lập các mục tiêu cụ thể, từ đó giúp việc đạt được các mục tiêu trở nên dễ dàng hơn
• Kết quả KPI có độ chính xác cao giúp cho việc đánh giá ít nhầm lẫn
• Có thể áp dụng nhiều chỉ số KPI cho nhiều lĩnh vực hoạt động kinh doanh như quản lý nhân sự, hiệu quả tài chính...

- Nhược điểm:

• Rất khó để xây dựng KPI và áp dụng nó một cách hiệu quả. Vì vậy, hệ thống KPI đòi hỏi người đạt ra mục tiêu phải có chuyên môn cao, hiểu rõ về KPI
• Nếu KPI không được điều chỉnh để phù hợp với từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp có thể dẫn đến hiệu suất công việc kém
• KPI có thể gây tâm lý tiêu cực đến nhân viên, tình trạng này kéo dài sẽ ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa nhân viên và cấp trên, doanh nghiệp. Nếu KPI không rõ ràng thì có thể làm cho nhân viên mất đi ý chí phấn đấu của nhân viên.

Cuộc họp tổng kết KPI của nhân viên

Cách tính KPI

KPI có thể thay đổi linh hoạt tùy thuộc vào mục tiêu công việc của mỗi nhân viên, phòng ban, tổ chức trong từng giai đoạn. Trong một doanh nghiệp, các nguyên tắc tính KPI phải được thống nhất và thực hiện đồng bộ giữa các phòng ban.

Cách tính KPI sẽ tuân thủ theo 2 nguyên tắc quan trọng sau:

Phân chia KPI theo trọng số

Một nhân viên có thể thực hiện nhiều đầu mục công việc. Tuy nhiên, không phải các đầu mục công việc này đều quan trọng như nhau. Có thể phân loại công việc theo 3 nhóm chính như sau:

Nhóm 1: Công việc tốn nhiều thời gian để hoàn thành, ảnh hưởng nhiều đến kết quả chung. 

Nhóm 2: Công việc tốn ít thời gian để hoàn thành, ảnh hưởng nhiều đến kết quả chung hoặc/và công việc tốn nhiều thời gian để thực hiện, ảnh hưởng ít đến kết quả chung.

Nhóm 3: Công việc tốn ít thời gian để hoàn thành, ảnh hưởng ít để kết quả chung.

Các nhóm công việc nêu trên sẽ được tính bằng đơn vị % dựa trên mức độ quan trọng và mức đóng góp của chúng.

Ví dụ về phân nhóm công việc như sau:

Trưởng phòng kinh doanh của một trung tâm dạy tiếng Anh cho trẻ em giao cho nhân viên A phải thuyết phục 30 phụ huynh đăng ký khóa học tiếng anh cho con mình trong 1 tháng. Phân chia nhỏ các đầu mục công việc như sau:

• Tìm cách tiếp cận phụ huynh đang có con nằm trong độ tuổi học sinh (1)
• Thuyết phục họ đăng ký khóa học tiếng anh cho con của mình (2)
• Cung cấp địa chỉ trung tâm để phụ huynh đến tham quan và làm thủ tục nhập học (3)
• Hướng dẫn cho phụ huynh làm thủ tục đăng ký khóa học và nộp tiền học phí cho con (4)
• Đón tiếp và hướng dẫn học sinh vào lớp theo đúng khóa học đã đăng ký (5)
• Trao đổi với phụ huynh học sinh sau mỗi buổi học (6).

Trong các đầu mục công việc trên, người quản lý có thể xếp loại các đầu mục công việc dựa trên mức độ quan trọng của nó:

• (1) và (2) thuộc công việc nhóm 1 vì mất nhiều thời gian để hoàn thành và ảnh hưởng nhiều đến kết quả hoàn thành KPI của nhân viên A
• (3, (4) và (6) thuộc công việc nhóm 2 vì (3) và (4) là công việc đơn giản, tốn ít thời gian để hoàn thành nhưng ảnh hưởng nhiều đến kết quả hoàn thành công việc của nhân A. Còn (6) là công việc mất nhiều thời gian nhưng ít ảnh hưởng đến KPI của A vì KPI của A là thuyết phục 30 phụ huynh đăng ký khóa học tiếng anh cho con.
• (5) thuộc công việc nhóm 3 vì tốn ít thời gian hoàn thành và ảnh hưởng đến kết quả chung.

Ví dụ về phân chia KPI theo trọng số:

Nhân viên A có 5 KPI, trong đó có 2 KPI thuộc nhóm 1, 2 KPI thuộc nhóm 2 và 1 KPI thuộc nhóm 3 thì các tính KPI dựa trên trọng số có thể là:

Lưu ý: Trọng số trên có thể thay đổi để phù hợp với chính sách quản lý nhân sự của từng doanh nghiệp.

Tính điểm của KPI theo hiệu suất và giai đoạn

- Hiệu suất KPI thành phần = (Kết quả thực tế/Mục tiêu) * Trọng số

Nhân viên A có 1 KPI thuộc nhóm 1, trọng số là 30%. Mục tiêu đặt ra cho KPI nhóm 1 là 500. Kết quả thực tế nhân viên A đạt được là 490. Vậy hiệu suất KPI thành phần của nhân viên A là:

(490/500) * 30 = 29,4%

- Hiệu suất KPI tổng = Hiệu suất KPI thành phần (1) + Hiệu suất KPI thành phần (2) + …

Ví dụ: Nhân viên A có 3 KPI, trong đó có 1 KPI đạt 30%, 1 KPI đạt 25%, 1 KPI đạt 35%.

Hiệu suất KPI tổng = 30 + 25 + 35 = 90%

- Cách tính KPI theo giai đoạn thời gian: Điểm KPI của mỗi nhân viên trong một quý sẽ được tính dựa trên điểm KPI của nhân viên trong các tháng thuộc quý đó.

Lưu ý: 2 nguyên tắc tính KPI trên chỉ mang tính chất tham khảo, sẽ được điều chỉnh linh hoạt theo kinh nghiệm quản lý của lãnh đạo trong mỗi doanh nghiệp.

Cách tính KPI khá đơn giản

Cách thiết lập KPI hiệu quả

Quy trình xây dựng KPI thường diễn ra như sau:

Bước 1: Xác định rõ ai là người xây dựng KPI

Thông thường người xây dựng KPI sẽ là:

• Các trưởng bộ phận/phòng/ban chức năng vì họ là người nắm rõ nhất các nhiệm vụ, yêu của của từng vị trí trong phòng/ban của mình.
• Bộ phận nhân sự, đội ngũ quản lý cấp cao sẽ là người trực tiếp xây dựng KPI cho các phòng/ban/bộ phận

Bước 2: Xác định các chỉ số KPI dựa trên các chức năng, nhiệm vụ của mỗi phòng/ban/bộ phận. Bạn có thể ứng dụng tiêu chí SMART nhằm đánh giá từng chỉ số thực hiện công việc. Trong đó:

• S (Specific): Mục tiêu cụ thể
• M (Measurable): Mục tiêu đo lường được
• A (Attainable): Mục tiêu có thể đạt được
• R (Relevant): Mục tiêu thực tế
  T (Timebound): Mục tiêu có thời hạn cụ thể

Lưu ý:

Nếu các chỉ số KPI không thỏa mãn tiêu chí SMART nêu trên thì nó có thể ảnh hưởng đến kết quả đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên, phòng/ban/bộ phận mà có thể gây hậu quả tiêu cực với hệ thống quản trị của doanh nghiệp.

Bước 3: Đánh giá mức độ hoàn thành KPI theo hướng dẫn ở trên

Bước 4: Với mỗi mức độ hoàn thành KPI, người xây dựng hệ thống KPI có thể xác định mối quan hệ giữa KPI và lương thưởng. Chính sách lương thưởng có thể được quy định từ trước bởi các lãnh đạo trong doanh nghiệp hoặc người quản lý trong các phong ban.

Bước 5: Điều chỉnh và tối ưu KPI để phù hợp với chính sách phát triển của doanh nghiệp trong mỗi thời kỳ. Hãy xem xét mức độ phù hợp của các KPI được lập trong bảng báo cáo và theo dõi sự biến đổi của chúng theo từng tháng để đưa ra sự điều chỉnh phù hợp.

Tầm quan trọng của KPI 

- Đối với doanh nghiệp/người quản lý:

• KPI đưa ra để đảm bảo người lao động thực hiện đầy đủ các trách nhiệm tương ứng với vị trí công việc của mình.
• KPI dùng để đánh giá khả năng làm việc và hiệu suất lao động của các nhân viên, phòng/bán/bộ phận trong một doanh nghiệp. Hiệu suất KPI càng cao thì hiệu quả lao động càng tốt.
• KPI là căn cứ để nâng cao chất lượng công việc. Thông qua số liệu trong bảng báo cáo KPI, quản lý có thể điều chỉnh vị trí nhân sự phù hợp với yêu cầu của công việc cũng như khả năng làm việc của mỗi nhân viên, mục đích cuối cùng là đạt được năng suất lao động cao nhất.
• KPI là căn cứ để triển khai các mục tiêu cụ thể và định hướng cho các mục tiêu trong tương lai với các cá nhân, phòng ban/bộ phận để đạt được thành quả lao động nhất định
• Doanh nghiệp sẽ dựa vào các chỉ số KPI để đưa ra mức lương thưởng phù hợp với năng suất và hiệu quả lao động mà nhân viên đóng góp. Đồng thời đó cũng là căn cứ để nhắc nhở các cá nhân có năng suất lao động kém để kịp thời tìm ra nguyên nhân và cách khắc phục cụ thể.

- Đối với nhân viên:

• Nắm được mức độ hoàn thành công việc so với tổng phần công việc được giao
• Tạo động lực làm việc để hoàn thành mục tiêu
• Nếu chậm tiến độ có thể kịp thời phát hiện để tìm ra biện pháp khắc phục

Tầm quan trọng của KPI với nhân viên và doanh nghiệp

Khái niệm KPI trong từng lĩnh vực

KPI là gì trong nhân sự?

KPI nhân sự là chỉ số đánh giá hiệu quả công việc của nhân sự. Mỗi vị trí công việc sẽ có bản mô tả công việc chi tiết. Các nhà quản lý sẽ áp dụng các chỉ số KPI để đánh giá hiệu quả của nhân viên ở vị trí công việc đó. Từ đó đưa ra chính sách lương thưởng phù hợp với từng đối tượng người lao động.

KPI là gì trong sale?

Sale là vị trí bán hàng trong mỗi doanh nghiệp. Có thể nói, đây là vị trí rất quan trọng, mang lại nguồn thu chính của doanh nghiệp. Trong sale, KPI được hiểu là chỉ số đánh giá hiệu quả hoạt động của các nhân viên thuộc bộ phận sale. Những chỉ số KPI cơ bản trong sale gồm có: Số liên hệ mới, chi phí đầu tư để có được khách hàng mới, doanh số bán hàng theo địa điểm, mức độ yêu tương tác của khách hàng hiện tại, sự hài lòng của nhân viên, chỉ số đo lường sự hài lòng của khách hàng...

KPI là gì trong Marketing?

KPI trong Marketing là chỉ số đánh giá hiệu quả thực hiện công việc trong các chiến lược Marketing. Trong Marketing, KPI được chia thành 2 loại:

- KPI chiến lược: Đó là tiền, lợi nhuận... những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp

- KPI chiến thuật: Bao gồm các cách để thực hiện các chiến lược đề ra.

KPI là gì trong ngân hàng?

KPI trong lĩnh vực ngân hàng là chỉ số đánh giá việc thực hiện công việc được thể hiện qua số liệu dành cho nhân sự ngành ngân hàng. Những chỉ số KPI cơ bản trong ngân hàng gồm có: Chỉ tiêu huy động vốn, chỉ tiêu cho vay, chỉ tiêu với các sản phẩm, dịch vụ khác như kinh doanh ngoại tệ, kinh doanh vàng, thanh toán quốc tế, bancassurance…

Như vậy, PKI là công cụ đo lường để đánh giá hiệu suất lao động trong một doanh nghiệp. Chỉ số này cũng góp phần nâng cao tinh thần làm việc của người lao động.