Quy trình chuyển đổi số: Các bước cơ bản để thực hiện thành công

Tại sao phải cần chuyển đổi số?

Chuyển đổi số gần như là một xu thế, đặc biệt là trong hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ cho khách hàng như các tổ chức tín dụng, công ty bảo hiểm… Chuyển đổi số sẽ giúp tiết kiệm chi phí mà còn được:

• Nâng cao hiệu quả quản lý của doanh nghiệp: Nhờ chuyển đổi số, việc quản lý hoạt động của doanh nghiệp trở nên dễ dàng hơn trong tất cả các khâu. Từ đó hiệu suất công việc gia tăng. Chẳng hạn nhờ chuyển đổi số, hoạt động báo cáo và phân tích dữ liệu kinh doanh trở nên nhanh và chính xác hơn. Từ đó tiết kiệm thời gian để đưa ra các quyết định và định hướng kinh doanh tốt hơn.
• Nâng cao hiệu suất làm việc: Tối ưu năng suất lao động là việc mà doanh nghiệp nào cũng mong muốn. Chuyển đổi số trong doanh nghiệp cũng sẽ cải thiện và nâng cao năng lực làm việc của nhân viên vì giảm đi đặc tính thủ công trong công việc, tiết kiệm thời gian. Vì thế, nhân viên của doanh nghiệp có thể tập trung vào việc chuyên môn và tăng hiệu quả công việc.
• Nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ: Chuyển đổi số trong doanh nghiệp thì có thể thoải mái vận hành ở bất kỳ mọi nơi. Trước đây, nhân viên khó mà có thể làm việc tại nhà hoặc xử lý các vấn đề ngoài giờ khi không có máy tính. Thời điểm hiện tại, chúng ta có thể thoải mái làm việc tại nhà hay bất cứ nơi đâu chỉ cần một chiếc laptop hoặc điện thoại.
• Tăng doanh thu: Nhờ các dịch vụ số giúp giảm chi phí vận hành, tiết kiệm thời gian, chi phí, đơn giản hóa quy trình bán hàng,... nhờ đó đã góp phần tăng doanh thu cho doanh nghiệp. Nếu các dịch vụ của doanh nghiệp trở nên linh hoạt, thuận tiện hơn thì sẽ thu hút được rất nhiều khách hàng đến và sử dụng.

Quy trình chuyển đổi số trong các doanh nghiệp hiện nay

Dưới đây là các bước khuyến nghị, gợi ý cho một lộ trình chung cơ bản mà doanh nghiệp bắt đầu chuyển đổi số có thể tham khảo để thực hiện. Tùy vào từng doanh nghiệp mà quy trình chuyển đổi số này có thể có sự thay đổi.

Bước 1: Xem xét tình trạng và xác định mục tiêu chuyển đổi số

Ở bước này, doanh nghiệp nên xem xét lại tình hình mọi mặt từ nhân sự, năng lực, tài chính, công nghệ và cả văn hóa của doanh nghiệp. 

Từ bảng khảo sát và dữ liệu, thông tin thực tế thu thập được, doanh nghiệp có thể tiến hành đánh giá mức độ chuyển đổi số của doanh nghiệp. Từ đó, xác định được mục tiêu chuyển đổi số mà doanh nghiệp đang hướng đến.

Bước 2: Chuẩn bị kế hoạch và chiến lực thực hiện

Đây là bước quan trọng giúp doanh nghiệp có hướng đi đúng và bám sát được mục tiêu chuyển đổi số đang thực hiện. Một kế hoạch và chiến lược chuyển đổi số của doanh nghiệp về cơ bản cần chú trọng các nội dung trọng tâm như sau:

• Doanh nghiệp áp dụng chuyển đổi số cho hoạt động nào?
• Nguồn nhân lực thực hiện chuyển đổi số là bao nhiêu? Gồm những phòng/ban/cá nhân nào?
• Thời gian thực hiện chuyển đổi số?
• Chi phí thực hiện chuyển đổi số?
• Doanh nghiệp sẽ áp dụng công nghệ nào để thực hiện chuyển đổi số?

Để đảm bảo sự thành công, doanh nghiệp nên tham khảo tài liệu, kinh nghiệm thực hiện chuyển đổi số của các doanh nghiệp đi trước và đã thành công... Dựa vào những mô hình thực tế này, kết hợp cùng mục tiêu và kế hoạch cũng như tính đặc thù, doanh nghiệp sẽ đưa ra được chiến lược phù hợp nhất.

Bước 3: Tiến hành xây dựng nền tảng dữ liệu và công nghệ

Đây là bước quan trọng trong quy trình thực hiện chuyển đổi số tại các doanh nghiệp. Ở bước này, các doanh nghiệp cần tập trung vào đầu tư nền tảng dữ liệu và công nghệ hiện đại. Trong đó chú trọng đến 2 khía cạnh cơ bản gồm:

• Nền tảng thực hiện công việc nội bộ: Chẳng hạn như các nền tảng công nghệ trong quản lý tài liệu, dữ liệu nhân sự để tiết kiệm thời gian cũng như nhân sự.
• Nền tảng làm việc với khách hàng: Chẳng hạn như đầu tư các nền tảng công nghệ giúp thu thập thông tin khách hàng có hiệu quả hơn từ đó thực hiện tốt các giải pháp chăm sóc khách hàng, tăng trải nghiệm cho người dùng. Ví dụ như các ngân hàng nâng cấp các tính năng trên các ứng dụng ngân hàng để tối ưu người dùng, đáp ứng nhiều nhu cầu hơn.

Bước 4: Chuẩn bị nhân lực

Yếu tố con người là yếu tố cần đặc biệt chú trọng khi thực hiện chuyển đổi số. Để chuyển đổi số thành công, doanh nghiệp cần phải có nguồn nhân lực chất lượng cao, kiến thức chuyên môn vững vàng, sẵn sàng và ứng phó kịp thời khi xảy ra rủi ro.

Tại bước này doanh nghiệp có thể cân nhắc 2 phương án là đào tạo nhân sự hiện có, tiến hành ứng dụng công nghệ vào cách thức làm việc, tư duy của nhóm nhân sự đang có. Hoặc thực hiện việc tuyển dụng nhân sự mới có chuyên môn, thích ứng nhanh với việc ứng dụng công nghệ mới.

Nhân lực tham gia vào quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp cần nắm rõ và có kế hoạch thực hiện quá trình chuyển đổi số. Từ đó nắm bắt đúng vấn đề trọng tâm của từng giai đoạn trong suốt quy trình thực hiện. Đây chính là mấu chốt giúp quá trình chuyển đổi số của các doanh nghiệp đi đến thành công.

Bước 5: Thực hiện chuyển đổi số

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ các vấn đề liên quan từ nguồn nhân lực đến cơ sở vật chất, việc thực hiện chuyển đổi số nên được thực hiện.

Doanh nghiệp có thể thực hiện chuyển đổi số thông qua việc thực hiện số hóa thông tin, số hóa quy trình tiến tới chuyển đổi số tổng thể. Trong đó cần chú ý:

• Số hóa thông tin là hạng mục cơ bản trong thực hiện chuyển đổi số. Đây chính là các hoạt động chuyển đổi thông tin dạng giấy tờ, văn bản sang dạng file điện tử như excel, PDF và lưu trữ online… Để hoàn thiện cho quy trình số hóa thông tin này doanh nghiệp cần: thu thập số lượng các loại tài liệu, số liệu cần số hóa, tiến hành phân loại và chuẩn bị công nghệ, nền tảng để số hóa dữ liệu. Tùy vào mỗi loại dữ liệu mà sẽ có cách số hóa khác nhau. Chẳng hạn với những dữ liệu bằng văn bản có thể scan, chuyển định dạng sang file docx, excel…
• Số hóa quy trình: Có thể tiến hành theo hai khía cạnh là quy trình nội bộ doanh nghiệp và quy trình làm việc với khách hàng. Chuyển đổi số trong góc độ này sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất xử lý công việc và giải quyết vấn đề. Quy trình làm việc với khách hàng nhờ đó cũng sẽ dễ dàng hơn, tăng sự trải nghiệm và độ hài lòng của khách hàng.

Hiện nay các nền tảng công nghệ chuyển đổi số ngày càng phổ biến, có rất nhiều công nghệ nhưng không phải nền tảng nào cũng phù hợp. Bởi vậy mỗi doanh nghiệp cần xác định được nền tảng phù hợp với định hướng chuyển đổi số của mình để có sự đầu tư đúng đắn, mang lại hiệu quả nhất.

Bước 6: Đánh giá và cải thiện quá trình chuyển đổi số

Khi quy trình chuyển đổi số đã bước đầu hoàn thành, hãy tập trung và việc đánh giá kết quả và toàn bộ quy trình đã thực hiện. Việc đánh giá này giúp doanh nghiệp nắm được chất lượng chuyển đổi số, các yếu tố đã đạt được, chưa đạt được hay những tồn đọng chưa xử lý. Từ đó đưa ra những đề xuất cải thiện để nâng cao chất lượng của quá trình chuyển đổi số.

Chuyển đổi số là một “chặng đường dài” đối với doanh nghiệp, cần sự kết hợp của cả nhân lực, vật lực và thời gian. Với một kế hoạch và chiến lược rõ ràng, doanh nghiệp sẽ có bước chuyển mình đáng kể trong quá trình thực hiện chuyển đổi số.