Cách gộp sổ bảo hiểm xã hội online cho người lao động

Trong quá trình tham gia bảo hiểm xã hội, mỗi người đều được cung cấp một mã số bảo hiểm riêng. Mỗi người chỉ có duy nhất một mã bảo hiểm để sử dụng. Vậy những người có hai mã số bảo hiểm xã hội cần phải gộp sổ không? Và liệu có thể gộp sổ bảo hiểm xã hội online được không?

Quy định về việc gộp sổ bảo hiểm xã hội

Theo khoản 4 Điều 46 Quyết định số 595/QĐ-BHXH năm 2017 có quy định về việc gộp sổ bảo hiểm xã hội:

“ Một cá nhân có 2 sổ BHXH trở lên có thời gian đóng BHXH không trùng nhau thì cơ quan BHXH cần thu hồi tất cả các sổ BHXH để cập nhật cơ sở dữ liệu, in thời gian đóng và hưởng các quyền lợi của BHXH, BHTN của các sổ cũ vào sổ mới.”

Theo quy định trên, mỗi cá nhân không được phép có 2 sổ BHXH trở lên. Trường hợp nếu có trên 2 sổ thì cần tiến hành gộp các sổ lại thành một sổ duy nhất. Trong quá trình gộp sổ, nếu thời gian đóng bảo hiểm không trùng thì người sử dụng lao động cần bổ sung nộp hoàn thiện hồ sơ và gửi lên cơ quan BHXH để tiến hành gộp sổ.

Trong trường hợp người lao động đóng trùng cả 2 sổ bảo hiểm thì sẽ tiến hành giữ một trong hai sổ để tiếp tục ghi nhận quá trình nộp BHXH, BHTN. Sổ còn lại sẽ được tiến hành thu hồi bởi cơ quan bảo hiểm.

Trong trường hợp cấp lại sổ bảo hiểm do sửa lại họ, tên đệm, năm sinh, quốc tịch… hoặc mất, hỏng sổ bảo hiểm thì cá nhân cần nộp đầy đủ hồ sơ không quá 10 ngày. Trường hợp xác minh đóng BHXH ở tỉnh khác hoặc tại công ty nơi người lao động làm việc thì không quá 45 ngày.

Có gộp sổ bảo hiểm xã hội online được không?

Hiện nay, việc tham gia và đóng bảo hiểm xã hội online đã được thực hiện. Tuy nhiên đối với thủ tục gộp sổ bảo hiểm xã hội, cơ quan Bảo hiểm xã hội Việt Nam cho biết, hiện nay ứng dụng VssID chưa áp dụng thủ tục của việc gộp thẻ bảo hiểm xã hội online.

Như vậy người tham gia BHXH không thể thực hiện gộp sổ BHXH online. Thay vào đó, khi cần thực hiện thủ tục gộp sổ, người tham gia BHXH cần trực tiếp đến cơ quan BHXH đang tham gia để nộp các hồ sơ hoàn tất việc gộp sổ bảo hiểm.

Hồ sơ bao gồm:

• Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (đối với người lao động).
• Bảng kê thông tin (đối với doanh nghiệp).
• Sổ BHXH (tất cả các sổ mà người lao động có) đề nghị gộp.
• Đơn đề nghị cấp lại sổ BHXH (đối với người lao động).

Quy trình gộp hai sổ bảo hiểm xã hội thành một

Bước 1: Kiểm tra các trường thông tin cá nhân trên sổ BHXH

Kiểm tra các trường thông tin cá nhân của người tham gia bảo hiểm xã hội như họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, dân tộc, quốc tịch… trên cả 2 sổ BHXH. Trong đó, sẽ phát sinh 2 trường hợp như sau:

Trường hợp 1: Thông tin cá nhân người lao động không bị nhầm lẫn, trùng khớp => thực hiện kiểm tra, rà soát quá trình đóng BHXH của cá nhân.

Trường hợp 2: Thông tin cá nhân người tham gia có sự sai lệch, khác nhau => làm hồ sơ điều chỉnh thông tin cá nhân để các trường thông tin trên 2 sổ BHXH trùng khớp.

Hồ sơ gộp sổ bảo hiểm xã hội bao gồm:

• Mẫu TK1-TS, là tờ khai tham gia, điều chỉnh các trường thông tin bảo hiểm xã hội. Đơn vị cơ quan có thẩm quyền của BHXH ghi rõ yêu cầu gộp sổ BHXH vào mục số (14) nội dung thay đổi.
• Sổ BHXH sai thông tin.
• Các giấy tờ (CMND/CCCD/giấy khai sinh/ trích lục khai sinh/...).
• Mẫu D01-TS (Bảng kê thông tin) (nếu có): tiến hành kê khai các giấy tờ làm căn cứ gộp sổ BHXH và bắt đầu điều chỉnh thông tin.

=> Nộp hồ sơ điều chỉnh các trường thông tin cá nhân sai cho cơ quan BHXH nơi cấp sổ BHXH sai thông tin cá nhân.

Lưu ý: Trường hợp số CMND/CCCD trên 2 sổ BHXH khác nhau, đơn vị BHXH không cần làm hồ sơ điều chỉnh

Bước 2: Kiểm tra nội dung thông tin ghi nhận sổ BHXH

Trong quá trình đóng BHXH trên sổ BHXH, đôi khi sẽ xảy ra các trường hợp ghi nhận thiếu về quá trình tham gia hay sai chức danh….

Trường hợp 1: Nội dung thông tin ghi nhận trên sổ BHXH đầy đủ, chính xác.

Trường hợp 2: Nội dung thông tin trên sổ ghi nhận thiếu quá trình đóng hoặc sai thông tin chức danh/mức lương,....=> Tiến hành làm hồ sơ điều chỉnh nội dung ghi trên sổ BHXH.

Hồ sơ bao gồm:

• Sổ BHXH
• Công văn do đơn vị LÀM VIỆC xác nhận điều chỉnh sai chức danh/mức lương/ .... (nếu có)
• Mẫu D02-TS (nếu có)

=> Nộp lên cơ quan BHXH nơi cấp sổ BHXH sai cho NLĐ để tiến hành điều chỉnh lại thông tin chính xác trước khi làm hồ sơ gộp sổ BHXH.

Bước 3: Thủ tục gộp sổ BHXH

Sau khi thực hiện kiểm tra thông tin trong ghi nhận trên sổ BHXH thông tin đầy đủ chính xác, bước tiếp theo làm hồ sơ gộp sổ BHXH gồm:

• Mẫu TK1-TS - tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT. Đơn vị cần ghi rõ yêu cầu gộp sổ BHXH vào mục số (14) nội dung thay đổi, yêu cầu.
• 2 sổ BHXH mà cá nhân đang sở hữu.
• Mẫu D01-TS (Bảng kê thông tin) (nếu có): Đơn vị kê khai các giấy tờ làm căn cứ gộp sổ BHXH cho cá nhân và điều chỉnh thông tin.

Thời gian giải quyết thủ tục gộp sổ BHXH trong bao lâu?

Thời gian giải quyết việc gộp sổ BHXH không quá 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định. Không quá 45 ngày đối với trường hợp cần xác minh quá trình đóng BHXH tại các tỉnh khác hoặc nhiều đơn vị.

Trên đây là các thông tin liên quan đến thủ tục gộp sổ BHXH. Việc gộp sổ bảo hiểm xã hội online đến nay vẫn chưa được thực hiện nên người tham gia BHXH cần phải trực tiếp đến cơ quan BHXH gần nhất để làm thủ tục liên quan khi có nhu cầu gộp sổ BHXH.