4 cách tạo chữ ký điện tử đơn giản dễ thực hiện

Giao dịch điện tử đang là hình thức được lựa chọn sử dụng nhiều hơn so với hình thức gặp mặt giao dịch truyền thống. Các cá nhân, tổ chức có thể thực hiện tạo chữ ký điện tử nhanh chóng mà không mất phí thông qua bài viết dưới đây.

Cách tạo chữ ký điện tử trên Microsoft Office

Microsoft Word

Bước 1: Mở một file word mới, đặt con trỏ chuột vào vị trí cần ký trên trang và kích chọn tab Insert trên thanh công cụ.

Bước 2: Sau khi chọn tab Insert, tiếp tục kích chọn Signature Line hoặc biểu tượng có bút ký trên giấy.

Bước 3: Sau khi chọn mục Signature Line, màn hình sẽ hiện lên cửa sổ Signature Setup như hình bên dưới và bạn cần tiến hành điền các trường thông tin theo yêu cầu.

Ví dụ: Anh Nguyễn Văn A đang muốn tạo chữ ký thì các thông tin mà anh A cần điền bao gồm:

• Suggested signer: Nguyễn Văn A
• Suggested signer’s title: Quản lý hành chính nhân sự
• Suggested signer’s email address: vana123@gmail.com

Sau khi điền đầy đủ thông tin và nhấn OK, màn hình sẽ hiện ra kết quả như sau:

Khi đã hoàn thành việc tạo mẫu chữ ký điện tử trên file Word, người dùng sẽ tiến hành lưu file và gửi file mẫu chữ ký đến người cần thực hiện ký kết các giấy tờ.

Microsoft Excel

Bước 1: Mở file Excel trống, kích chọn nơi cần ký và chọn tab Insert trên thanh công cụ.

Bước 2: Tại mục Text, kích chọn biểu tượng Signature Line và nhấn Microsoft Office Signature Line để tiến hành tạo chữ ký.

*Lưu ý: Đối với phần mềm Excel phiên bản 2007 và 2010 sau khi nhấn Microsoft Office Signature Line sẽ hiện ra 1 tab thông báo. Lúc này, chỉ cần nhấn OK và tiếp tục làm theo hướng dẫn có trên màn hình.

Bước 3: Trên cửa sổ Signature Setup hiện lên trên màn hình, người dùng tiến hành điền thông tin tại các mục tương ứng như khi tạo chữ ký điện tử trên Microsoft Word. Sau đó, nhấn OK để lưu lại thông tin vừa nhập.

Cách tạo chữ ký điện tử trên PDF

Bước 1: Người dùng mở file PDF bằng phần mềm Foxit Reader đã cài đặt trên máy. Tại tab Home trên thanh công cụ, kích chọn PDF Sign và nhấn Create Signature.

Bước 2: Sau khi kích chọn Create Signature, màn hình sẽ hiển thị 1 bảng gồm 3 kiểu tạo chữ ký điện tử như hình dưới đây.

• Draw Signature: hỗ trợ tạo chữ ký theo ý người dùng bằng cách bấm kéo chuột để tạo chữ ký. Nhấn nút OK và Save để áp dụng mẫu chữ ký.

• Import File: Người dùng tạo chữ ký bằng hình ảnh bằng cách nhấn Browser… để tải lên ảnh trong máy tính. Sau đó nhấn nút OK và Save để áp dụng.

Bước 3: Quay trở lại mục PDF Sign và chọn mẫu chữ ký điện tử vừa tạo để hiển thị tại vị trí cần ký trong văn bản.

Thông qua Microsoft Office, dễ dàng thực hiện việc tạo chữ ký điện tử đơn giản trong thời gian ngắn mà không cần kết nối internet. Những chữ ký này bạn có thể lưu file hoặc lưu ảnh trực tiếp vào máy tính để sử dụng chữ ký điện tử cho các lần sau.

Tuy nhiên, phương pháp này có tính bảo mật khá kém bởi Microsoft Office cho phép người dùng có thể sửa đổi bất kỳ file nào khi tải xuống, người khác có thể mạo danh bạn và sử dụng mẫu chữ ký này.

Cách tạo chữ ký điện tử bằng scan hình ảnh

Ngoài việc sử dụng các phần mềm như Word, Excel thì bạn cũng có thể tạo chữ ký bằng hình ảnh

Bước 1: Ký chữ ký bạn muốn ử dụng lên giấy trắng. Đảm bảo chữ ký rõ ràng không sai lệch thông tin

Bước 2: Sau đó tiến hành sử dụng phần mềm scan có trong điện thoại để quét chữ ký. Tiến hành lưu ảnh dưới dạng .jpg hoặc .png để sử dụng.

Bước 3: Cắt và chỉnh sửa kích thước chữ ký cho phù hợp với văn bản cần ký.

Bước 4: Tiến hành chọn mở tài liệu cần ký và chèn chữ ký vào phần ký tên của tài liệu.

Phương pháp scan hình ảnh chữ ký có cách thức thực hiện đơn giản và ai cũng có thể thực hiện nhanh chóng. Bạn có thể sử dụng cả điện thoại hoặc máy tính để lưu trữ hình ảnh chữ ký sử dụng cho lần tới. Bạn cũng cần chú ý, không chia sẻ hình ảnh chữ ký của mình với người khác tránh tình trạng làm giả chữ ký, lộ thông tin cá nhân.

Cách tạo chữ ký điện tử bằng phần mềm ký online

Tạo chữ ký điện tử với Wikici.com

Bước 1: Truy cập vào đường dẫn: https://wikici.com/tao-chu-ky-online

Bước 2: Tiến hành lựa chọn màu mực phù hợp và ký tên lên phần giấy trắng. Có thể sử dụng điện thoại hoặc máy tính bảng để có thể ký bằng tay để cho ra nét ký đúng với chữ ký của bạn hơn. Sau khi đã ký xong, bạn nhấn Lưu và tiến hành tải ảnh về.

Bước 3: Chọn mở văn bản hoặc tài liệu cần ký, copy chữ ký và paste chữ ký vừa lưu về của bạn vào phần ký tên. Sau đó tiến hành định dạng và căn chỉnh lại chữ ký cho phù hợp là xong

Tạo và ký chữ ký điện tử với Smallpdf.com

Bước 1: Truy cập vào đường dẫn: https://smallpdf.com/vi/sign-pdf.

Bước 2: Click trỏ chuột vào nút Chọn tệp và lựa chọn văn bản cần ký.

Bước 3: Ở thanh menu bên tay phải nhấn vào mục thêm của tiến hành thêm chữ ký của bạn vào văn bản. Sau khi ký xong, chọn Tạo chữ ký và đợi vài giây để Smallpdf tạo chữ ký điện tử của bạn.

Bước 4: Bấm vào chữ ký vừa tạo, tiến hành định dạng và căn chỉnh cho phù hợp với văn bản. Sau đó nhấn Hoàn thành & Ký tên.

Bước 5: Bấm nút Lưu giữ ở góc phải phía trên để tải xuống tài liệu, văn bản đã được ký tên. Bạn cũng có thể lưu vào Google Drive để mở ra khi cần.

Hình thức tạo chữ ký bằng phần mềm online có thể thực hiện nhanh chóng khi bạn có kết nối mạng. Các thao tác tạo nhanh chóng và bạn có thể tùy chọn sử dụng chữ ký ngay. Việc lưu lại chữ ký trên các phần mềm giúp bạn có thể sử dụng nhiều lần mà không cần mất công tạo chữ ký nữa. Tuy nhiên, phương pháp này sẽ mang lại cho bạn một số rắc rối như giả mạo thông tin, giả dạng chữ ký… khi đối phương biết tài khoản, mật khẩu của bạn.

Trên đây là 5 phương pháp tạo chữ ký điện tử online miễn phí bạn có thể tham khảo. Tuy nhiên, bạn vẫn nên lựa chọn sử dụng chữ ký số để độ bảo mật và giá trị pháp lý của chữ ký được tăng cao.