Tầm quan trọng của chi phí ẩn trong kinh doanh ra sao?

Chi phí ẩn giống như một thước đo giúp các cá nhân, doanh nghiệp tiến hành đo đạc và tính lợi nhuận trong quá trình kinh doanh. Vậy cụ thể hơn thì chi phí ẩn là gì?

Chi phí ẩn là gì?

Chi phí ẩn hay chi phí quy đổi còn có tên gọi tiếng Anh là “implicit cost” hoặc “imputed cost” được dùng để nhắc tới các doanh nghiệp hoặc cá nhân sử dụng tài sản sẵn có để tiến hành sản xuất hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Ngoài ra, nó cũng là chi phí cơ hội phát sinh khi doanh nghiệp, cá nhân sử dụng tài nguyên nội bộ để thực hiện các dự án mà không có bất kỳ khoản tiền bù nào cho việc thực hiện sản xuất, kinh doanh.

Ví dụ: Doanh nghiệp sở hữu một nhà xưởng lớn và cho thuê với giá 50 triệu/tháng. Sau đó, doanh nghiệp không thực hiện việc cho thuê nhà xưởng nữa mà tự tham gia sản xuất, cung ứng dịch vụ thì số tiền 50 triệu chính là chi phí ẩn mỗi tháng của doanh nghiệp.

Tầm quan trọng của chi phí ẩn

Chi phí ẩn mặc dù không được tính vào giá thành sản phẩm nhưng nó có ảnh hưởng trực tiếp tới lựa chọn của khách hàng và doanh thu của doanh nghiệp.

• Đối với doanh nghiệp: Chi phí ẩn ảnh hưởng đến lợi nhuận và cạnh tranh của doanh nghiệp. Khi đánh giá chi phí, doanh nghiệp cần phải cân nhắc các chi phí ẩn để đưa ra giá thành và chiến lược kinh doanh hợp lý. Việc giảm chi phí ẩn sẽ giúp doanh nghiệp tăng lợi nhuận và cạnh tranh trên thị trường.

• Đối với khách hàng: Chi phí ẩn có thể ảnh hưởng đến sự lựa chọn và hài lòng của khách hàng. Nếu một sản phẩm hoặc dịch vụ có chi phí ẩn cao, khách hàng có thể không chấp nhận giá cả cao hơn hoặc sẽ chuyển sang sản phẩm hoặc dịch vụ của đối thủ cạnh tranh với chi phí ẩn thấp hơn. Nếu khách hàng cảm thấy bị lừa đảo hoặc không hài lòng với dịch vụ do chi phí ẩn, họ có thể không sử dụng lại sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp.

Vì vậy, việc quản lý và đánh giá chi phí ẩn là rất quan trọng đối với doanh nghiệp để tăng cường cạnh tranh và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

Các loại chi phí ẩn tồn tại trong doanh nghiệp

Chi phí cho các cuộc họp

Tổ chức các cuộc họp luôn là tác phong quen thuộc có trong các doanh nghiệp.Để tổ chức một cuộc họp, cần có sự góp mặt của nhiều cá nhân với các chức vụ khác nhau. Mỗi phút của cuộc họp phản ánh số lượng và giá trị của người tham gia cũng như sự đầu tư có trong cuộc họp.

Việc họp hành sẽ trở nên vô nghĩa, mất thời gian nếu như nội dung cuộc họp là giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Điều này vừa khiến doanh nghiệp phải trả lương cho những lúc họp hành mất thời gian nhưng lại không có kết quả.

Chi phí làm thêm giờ dành cho nhân viên

Việc nhân viên ở lại làm thêm giờ sau khi hết giờ làm là một việc đáng mừng đối với những nhân viên có trách nhiệm. Tuy nhiên, nhiều nhân viên lợi dụng báo cáo làm thêm giờ nhưng thực chất là làm việc riêng. Đây là chi phí ẩn đáng lo ngại mà doanh nghiệp cần phải quản lý chặt chẽ.

Chi phí dành cho tài nguyên nhàn rỗi

Tài nguyên nhàn rỗi là chi phí ẩn mà mọi doanh nghiệp đều đang gặp phải cả về nhân lực và thiết bị. Việc lặp đi lặp lại đối với các tác vụ tay chân gây ra sự nhàm chán cho cá nhân viên. Mặc dù họ không tiêu thụ tài nguyên của công ty nhưng công ty vẫn phải trả cho họ tiền lương và bảo trì thiết bị thường xuyên.

Để chi phí ẩn không phát sinh thêm, nhà quản lý cần có sự đo lường, kiểm soát phân bổ công việc hợp lý đối với từng nhân sự.

Chi phí khi sắp xếp sai vị trí, sai quy trình

Doanh nghiệp sẽ hoạt động hiệu quả hơn thông qua cá quy trình tuyển dụng, đào tạo cũng như phân công vị trí công việc. Doanh nghiệp càng phát triển theo thời gian đồng nghĩa với việc khối lượng công việc gia tăng, cần tuyển thêm bộ máy nhân sự để công việc được vận hành tốt hơn. Nếu việc này không được quản lý hiệu quả thì sẽ xảy ra xung đột, gây ra thêm chi phí ẩn.

Chi phí đối với các bộ phận khó kiểm soát

Để tối ưu các hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp thường suy nghĩ tới việc đổi nhà cung cấp, thuê văn phòng ở vị trí khác… Tuy nhiên, đối với các bộ phận back office, admin không có KPI để quản lý nên dễ dàng gây ảnh hưởng tới hoạt động của bộ phận khác. Chính điều này đã kéo theo một lượng chi phí ẩn không hề nhỏ.

Nguyên tắc kiểm soát chi phí ẩn

Chi phí ẩn không chỉ là yếu tố ảnh hưởng đến sản xuất, giá thành sản phẩm mà đôi khi nó còn làm giảm uy tín của doanh nghiệp trên thị trường. Để kiểm soát chi phí ẩn hiệu quả, ta cần tuân thủ 6 nguyên tắc dưới đây:

• Nguyên tắc 1: Thường xuyên đổi mới và cải tiến công nghệ sản xuất, loại bỏ các thao tác dư thừa trong quá trình sản xuất. Thực hiện khấu hao trang thiết bị, tài sản cố định để tái đầu tư công nghệ mới.
• Nguyên tắc 2: Tối ưu hóa cơ cấu sản xuất, giảm thời gian chờ đợi giữa các công đoạn sản xuất của công nhân.
• Nguyên tắc 3: Quản lý hàng tồn kho theo hướng tối ưu hóa chi phí tồn trữ, chi phí an toàn.

• Nguyên tắc 4: Liên tục cập nhật các thông tin quan trong liên quan đến ngành hàng mà pháp luật đề ra.
• Nguyên tắc 5: Kiểm soát chặt chẽ chuỗi cung ứng từ khâu tiếp nhập đơn hàng - xác định nguyên vật liệu - lựa chọn nhà cung cấp - tiếp nhận lưu kho - làm thủ tục xuất kho.
• Nguyên tắc 6: Thực hiện dự báo nhu cầu tiêu thụ thị trường cũng như vật liệu cần sử dụng trong sản xuất.

Các chiến lược giảm chi phí ẩn

Các chiến lược giảm chi phí ẩn giúp doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí để đầu tư hiệu quả hơn. Dưới đây là một số cách giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí ẩn hiệu quả:

• Tối ưu hóa quy trình làm việc: doanh nghiệp cần phải nghiên cứu kỹ các bước công việc, tìm hiểu những vấn đề và thách thức trong quá trình sản xuất và phân tích dữ liệu để đưa ra các cải tiến. Việc tối ưu hóa quy trình sẽ giúp tăng năng suất lao động và tiết kiệm thời gian, giảm thiểu nhân lực và chi phí sản xuất.
• Sử dụng công nghệ mới: Công nghệ mới có thể giúp giảm thiểu chi phí vận hành, tối ưu hóa quy trình sản xuất và tăng hiệu suất. Ví dụ, doanh nghiệp có thể sử dụng hệ thống tự động hóa để giảm thiểu sự phụ thuộc vào lao động và tăng hiệu quả sản xuất. Công nghệ cũng có thể giúp giảm thiểu lãng phí vật tư, năng lượng và tối ưu hóa quy trình vận hành.
• Tiết kiệm trong chi phí vận chuyển: Doanh nghiệp có thể giảm chi phí vận chuyển bằng cách tối ưu hóa địa điểm lưu trữ và phân phối sản phẩm. Việc tối ưu hóa lưu trữ và phân phối giúp giảm chi phí vận chuyển và tối ưu hóa quy trình giao nhận.
• Sử dụng nguồn nhân lực ngoài: Việc sử dụng các nhà cung cấp, nhân viên thuê ngoài hoặc các công ty thứ ba giúp giảm chi phí và tăng hiệu quả. Những người này được thuê để thực hiện công việc cần thiết, chẳng hạn như giám sát quá trình sản xuất, vận hành máy móc hoặc quản lý nhân viên.
• Tối ưu hóa chi phí marketing: Các doanh nghiệp có thể sử dụng các kênh marketing hiệu quả để tiết kiệm chi phí marketing. Ví dụ, email marketing có thể giúp giảm chi phí và tăng hiệu quả quảng cáo. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể sử dụng mạng xã hội để quảng cáo sản phẩm một cách hiệu quả và tiết kiệm chi phí.

• Giảm thiểu lãng phí: Giảm thiểu lãng phí trong mọi khía cạnh của hoạt động kinh doanh sẽ giúp giảm chi phí và tăng hiệu quả. Ví dụ, doanh nghiệp có thể tiết kiệm giấy tờ, tối ưu hóa mức độ sử dụng năng lượng và giảm thiểu lãng phí vật tư.

Cách tính chi phí ẩn

Hiện nay, vẫn chưa có một công thức cụ thể nào được sử dụng để tính chi phí ẩn. Tuy nhiên, các doanh nghiệp có thể tính chi phí ẩn dựa trên:

• Phân tích chi phí của các bộ phận và quá trình của doanh nghiệp để tìm ra các chi phí ẩn. Trong đó bao gồm chi phí tiêu hao, chi phí quản lý và chi phí giám sát.
• Tính toán chi phí sản xuất và phân tích chi phí ẩn để xác định giá thành bán của sản phẩm hoặc dịch vụ.
• Xác định các quy trình sản xuất và các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm từ đó tìm ra các chi phí ẩn.
• Phân tích các hoạt động của doanh nghiệp để tìm ra các chi phí ẩn và phương pháp tối ưu hóa các hoạt động.
• Sử dụng các phần mềm quản lý chi phí và phân tích dữ liệu để giúp tìm ra các chi phí ẩn và cải thiện quy trình sản xuất hoặc kinh doanh.

Như vậy, chi phí ẩn là một chi phí quan trọng cần được doanh nghiệp quan tâm để tránh mất mát trong “cơ hội” cũng như thu nhập tiềm năng. Tùy thuộc vào mỗi ngành hàng mà bộ phận kế toán có cách tính chi phí ẩn khác nhau.