Gom hàng là gì? Lợi ích và quy trình gom hàng như thế nào?

Gom hàng là gì?

Gom hàng trong tiếng Anh được gọi là Consolidation hoặc Groupage. Nó được gọi theo thuật ngữ nào cụ thể sẽ tuỳ thuộc vào tình huống thực tế và ngữ cảnh, cụ thể:

• Gom hàng được gọi là Consolidation khi đây là tập hợp hàng hoá từ nhiều nơi khác nhau đến cùng một người giao hàng hay đưa đến nhiều người nhận để cùng nhau vận chuyển. Hàng hóa sẽ được gom chung và lấp đầy hết 1 container thì mới chuyển sang hoạt động vận chuyển.
• Gom hàng được gọi là Groupage khi đây là hoạt động tập hợp nhiều lô hàng với số lượng ít, đóng các kiện hàng nhỏ và được gửi từ nhiều nơi khác nhau đến cùng một địa điểm để tạo thành lô hàng nguyên container. Sau đó, sắp xếp phân vùng địa chỉ hành chính và giao tới từng địa chỉ cụ thể.

Hoạt động gom hàng

Đặc điểm của việc gom hàng

Gom hàng có các đặc điểm sau:

• Đây là hoạt động dịch vụ sinh ra nhằm gom các đơn hàng nhỏ, lẻ cùng loại của nhiều điểm đến cùng một điểm. Sau đó đóng chung vào một container để vận chuyển về.
• Điều kiện chuyên chở cũng như khối lượng hàng khác nhau.
• Giảm nhiều giá cước vận chuyển hơn so với khi mọi người tự gửi đơn lẻ.
• Các bên tham gia vào dịch vụ gom hàng gồm có: Khách hàng, đại lý gom hàng, bên vận chuyển hàng, bên giao nhận.

Lợi ích của gom hàng

Gom hàng mang lại lợi ích cho toàn bộ các bên tham gia:

Hoạt động gom hàng mang lại nhiều lợi ích cho các bên

Với người gửi hàng

• Người gửi được hưởng mức giá cước vận chuyển thấp hơn nhiều so với giá cước bình thường phải trả cho bên chuyên chở nếu chuyển nhỏ lẻ.
• Được thuận lợi hơn trong việc gửi hàng ở phạm vi rộng mà chỉ cần làm việc duy nhất với một bên gom hàng, bạn sẽ không mất công liên hệ với nhiều hãng vận tải và tốn thời gian chọn lựa.
• Người gom hàng có trách nhiệm thực hiện tất cả dịch vụ, đưa hàng từ cửa tới cửa (from door to door), sau đó phân phối hàng hoá (distribution) theo yêu cầu - Điều này các hãng vận tải không làm.

Với dịch vụ gom hàng

• Tiết kiệm nhiều chi phí, thời gian, thủ tục giấy tờ và nguồn nhân lực vì vận chuyển chuyến hàng lớn chứ không phải giải quyết từng lô nhỏ lẻ.
• Tận dụng tối đa khả năng chuyên chở khi người gom hàng giao cho người chuyên chở đầy một container đầy hàng FCL.
• Thuận tiện thu tiền cước từ các chủ hàng lẻ mà không gặp tình trạng thất thu.

Với người thực hiện gom hàng

Người gom hàng được hưởng phần chiết khấu là số tiền chênh lệch giữa tổng số tiền cước thu được từ người gửi những lô hàng lẻ trừ đi số tiền cước phải trả cho người chuyên chở hàng.

Với kinh tế, xã hội

• Gom hàng giúp giảm nhiều chi phí xuất khẩu để mang đến sức cạnh tranh mạnh trên thị trường quốc tế.
• Giảm ngoại tệ đưa ra nước ngoài.

Ví dụ: Khi lựa chọn dịch vụ gom hàng, các bên sẽ nhận được lợi ích minh hoạ như ví dụ sau:

Một khách hàng có nhu cầu chuyển hàng từ Bỉ về Việt Nam với số lượng 20 lô hàng, mỗi lô nặng 1 tấn. Theo biểu phí của hãng tàu, cước hàng lẻ là 50 USD/tấn, 20 tấn hàng tương đương 1000 USD cước lẻ.

Người nhận hàng gửi hàng với cước hàng nguyên cũng của hãng tàu đó chỉ có giá 20 USD/tấn, tổng cước là 400 USD. Như vậy, có thể tiết kiệm được số tiền 600 USD.

Sau đó, người giao nhận thu cước lẻ của khách gửi hàng với giá 40 USD/tấn, 800 USD chi 20 tấn hàng. Do đó, khách gửi hàng lẻ cũng tiết kiệm được tới 200 USD.

Người giao nhận, chính là người gom hàng đã được hưởng khoản chênh lệch: 400 - 200 = 200 USD.

Tóm lại, người gom hàng được lợi nhuận từ phí gửi chênh lệch. Ngoài ra, khách hàng cũng tiết kiệm được một phần chi phí khi gửi hàng, đặc biệt còn làm tăng sức cạnh tranh hàng hoá trên thị trường quốc tế.

Quy trình gom hàng

Quy trình gom hàng bao gồm 9 bước dưới đây:

Bước 1: Tiếp nhận thông tin khách hàng

Khách hàng cần gửi hàng sẽ phải cung cấp các thông tin được yêu cầu đến bộ phận kinh doanh của bên gom hàng: Số kiện hàng, hàng nặng bao nhiêu, kích thước kiện hàng, loại hàng hoá, địa điểm nhận hàng, địa điểm gửi hàng, phương thức vận tải ngoại quốc.

Bước 2: Gửi báo giá

Đại lý cấp hàng và bên gom hàng có trách nhiệm gửi báo giá cho khách hàng dựa vào những yêu cầu mà họ đưa ra. Nếu nhận hàng tận nơi tại địa chỉ khách hàng cung cấp thì giá sẽ khác mà khách hàng vận chuyển hàng đến cảng thì giá sẽ tiết kiệm hơn.

Bước 3: Nhận hàng gửi

Sau khi đàm phán và thống nhất xong về giá cả, nhân viên gom hàng sẽ đến nhận hàng tại địa chỉ khách hàng yêu cầu hoặc nhận tại cảng khi khách hàng mang đến.

Bước 4: Kiểm tra lại trọng lượng hàng hoá

Nhân viên tiến hành cân và đo lại kích thước hàng hóa để xác nhận số khối với khách hàng. Khâu này cần sự cẩn thận và chính xác để tính cước phí thanh toán.

Bước 5: Tiến hành thủ tục khai báo hải quan

Bước này sẽ được thực hiện nếu có yêu cầu của khách hàng khi khách hàng chọn dịch vụ kê khai hải quan.

Nhân viên của bộ phận xuất hàng thực hiện khai báo danh sách hàng hóa và đưa thông tin vận chuyển cụ thể lên hệ thống hải quan điện tử.

Bước 6: Tập hợp hồ sơ trả khách hàng

Sau khi hàng hoá của khách hàng được đóng ghép cẩn thận và chuyển vào container rồi đưa lên boong tàu thì nhân viên công ty có trách nhiệm gửi trả một bộ hồ sơ cho khách hàng, gồm có: Hoá Đơn Thương Mại, Vận Đơn Đường Biển, Phiếu Đóng Gói Hàng Hóa và một số giấy tờ khác đi kèm cùng hồ sơ.

Bước 7: Gửi thông báo chuyển tải

Nhân viên gửi thông báo về thời gian chuyển tải hàng hoá của khách hàng, đồng thời gửi một mã vận đơn để khách hàng chủ động kiểm tra trên hệ thống thông báo điện tử.

Bước 8: Gửi thông báo hàng hoá đến

Nhân viên công ty gửi thông báo cho người nhận hàng của khách hàng khi có hàng hoá đến qua Email và điện thoại. Người nhận sẽ biết chính xác thông tin nhằm chuẩn bị giấy tờ, thủ tục để nhận hàng.

Bước 9: Giao hàng

Đây là bước cuối cùng trong quy trình giao hàng. Nhân viên công ty khi thực hiện giao hàng thành công có trách nhiệm báo lại cho người gửi hàng về tình trạng hàng hoá khi giao. Trường hợp không có khiếu nại gì thì quá trình giao hàng kết thúc.

Dịch vụ gom hàng cần thiết được sử dụng khi nào?

Khách hàng cần sử dụng dịch vụ gom hàng khi gửi số lượng hàng hoá ít, không đủ đóng riêng một container. Trường hợp hàng hoá ít mà đóng riêng một container thì chi phí độn lên sẽ rất nhiều. Vì vậy lựa chọn dịch vụ gom hàng là một phương án thực tế và tiết kiệm.

Tuy vậy, khi gửi hàng, khách hàng nên tìm hiểu và lựa chọn một đơn vị gom hàng uy tín, có nhiều mối hàng, có quan hệ tốt với các tuyến vận tải để việc gom hàng diễn ra suôn sẻ, tốn ít thời gian và chi phí.

Hiện nay, có rất nhiều doanh nghiệp xuất nhập khẩu kinh doanh dịch vụ gom hàng ở trong nước và quốc tế, việc tìm một đối tác gom hàng là không quá khó khăn. Vì vậy, khách hàng nên ưu tiên sử dụng dịch vụ này khi có nhu cầu.

Gom hàng luôn là dịch vụ đóng vai trò quan trọng trong giao thương quốc tế, thúc đẩy sự dịch chuyển của hàng hoá và góp phần gia tăng cạnh tranh trên thị trường quốc tế. Hy vọng với những thông tin hữu ích được cung cấp trong bài viết, khách hàng đã có những cái nhìn chính xác và cụ thể hơn về dịch vụ này.