Nhờ thu kèm chứng từ là gì và được thực hiện thế nào?

Nhờ thu kèm chứng từ là gì?

Nhờ thu kèm chứng từ (Documentary Collection), đây là một hình thức thanh toán nhờ thu được sử dụng rộng rãi trong lĩnh vực xuất nhập khẩu. Đây là phương thức thanh toán mà bên xuất khẩu giao hàng cho bên nhập khẩu nhưng không giao luôn chứng từ. Ngân hàng sẽ giữ bộ chứng từ đó thay cho bên xuất khẩu, chỉ khi nào bên nhập khẩu thanh toán đầy đủ thì ngân hàng mới giao chứng từ cho họ.

Nhờ thu kèm chứng từ là phương thức thanh toán được sử dụng trong lĩnh vực xuất nhập khẩu

3 hình thức nhờ thu kèm chứng từ gồm có nhờ thu trả ngay (D/P), nhờ thu trả chậm (D/A) và nhờ thu theo các điều kiện khác (D/OT). Trong đó phương thức nhờ thu trả ngay được khách hàng ưu tiên lựa chọn hơn cả. 

Bộ chứng từ nhờ thu kèm có thể bao gồm các loại chứng từ tài chính kèm chứng từ thương mại hoặc chứng từ thương mại, trong đó:

• Chứng từ tài chính gồm có hối phiếu, kỳ phiếu, séc hoặc các loại trứng từ tương tự dùng để thu tiền.
• Chứng từ thương mại gồm các hóa đơn, chứng từ vận tải, chứng từ về quyền sở hữu hoặc chứng từ tương tự miễn sao không phải chứng từ tài chính  

Nhằm bảo vệ quyền và lợi ích của các bên, Phòng Thương mại quốc tế (ICC) đã ban hành Quy tắc thống nhất về nhờ thu (Uniform Rules for Collection - URC) năm 1956.

Các bên tham gia vào nhờ thu kèm chứng từ

Trong phương thức nhờ thu kèm chứng từ, các bên tham gia thực hiện bao gồm:

• Người ủy nhiệm thu (Principal): Bên xuất khẩu, hưởng lợi: Ngân hàng sẽ đưa ra yêu cầu để ngân hàng thu tiền hộ mình
• Người trả tiền (Drawee): Thường là bên nhập khẩu trong hoạt động ngoại thương
• Ngân hàng thu hộ (Collecting Bank): Ngân hàng được người ủy nhiệm thu ủy thác
• Ngân hàng xuất trình (Presenting Bank): Ngân hàng xuất trình và ngân hàng thu hộ có thể đồng nhất với nhau hoặc không, tùy vào từng trường hợp như sau:
• Nếu người trả tiền có tài khoản tại ngân hàng thu hộ thì ngân hàng thu hộ thì ngân hàng thu hộ đồng thời là ngân hàng xuất trình.
• Nếu người trả tiền không có tài khoản tại ngân hàng thu hộ thì thực hiện nhờ thu tại một ngân hàng khác mà mình có tài khoản để xuất trình. Ngân hàng xuất trình sẽ chịu trách nhiệm trực tiếp với ngân hàng thu hộ.

Vai trò của ngân hàng trong phương thức nhờ thu chứng từ

Trong phương thức thanh toán này ngân hàng thực chất chỉ đóng vai trò thứ yếu là người thu hộ. 

Quy tắc thống nhất về nhờ thu của ICC URC đã chỉ ra rằng ngân hàng chỉ đóng vai trò trung gian thu hộ và kiểm tra, xác định các chứng từ mình nhận được có đúng với chỉ thị nhờ thu hay không, đồng thời thông báo cho người trả tiền không chậm trễ.

Điều này đồng nghĩa với việc ngân hàng không có bất cứ một trong các trách nhiệm dưới đây:

• Không có trách nhiệm đối với hàng hóa liên quan đến giao dịch
• Không có trách nhiệm với tính chính xác của chứng từ giao hàng
• Không có trách nhiệm với bất cứ tổn thất nào của chứng từ trong quá trình vận chuyển trên đường như bị thất lạc, mất mát hoặc hư hại
• Không có trách nhiệm với việc chậm thực hiện nghĩa vụ của bên trả tiền

Tuy chỉ đóng vai trò thứ yếu và là bên trung gian nhưng trên thực tế, các ngân hàng vẫn tham gia vào quy trình thanh toán kể từ thời điểm các bên bắt đầu ký hợp đồng, tư vấn lập bộ chứng từ cho khách hàng để giảm thiểu tối đa rủi ro có thể xảy ra.

Điều kiện trao chứng từ

Hiện nay không có quy định cụ thể về điều kiện trao chứng từ, nó sẽ phụ thuộc vào thỏa thuận giữa bên xuất khẩu và bên nhập khẩu, nội dung này sẽ phải được thể hiện trong lệnh nhờ thu. 4 phương thức trao chứng từ thường được sử dụng gồm:

• D/P - Documents against Payment: Thanh toán trao chứng từ ngay
• D/P at X days sight: Thanh toán sau x ngày nhìn thấy chứng từ 
• D/A - Documents against Acceptance: Thanh toán trao chứng từ trả chậm
• D/OT (D/CT) - Documents against Other Terms and Conditions: Thanh toán trao chứng từ theo các điều kiện khác

Quy trình thu kèm chứng từ được thực hiện như thế nào?

Nhờ thu chứng từ được thực hiện theo quy trình như sau:

↓

↓

↓

↓

↓

↓

↓

↓

↓

Minh họa quy trình nhờ thu kèm chứng từ

Ưu nhược điểm của nhờ thu kèm chứng từ

Nhờ thu kèm chứng từ tuy là phương thức được nhiều người lựa chọn nhưng ngoài những ưu điểm thì vẫn tồn tại các hạn chế song song. Hiểu rõ ưu nhược điểm của phương thức thanh toán này sẽ giúp cho khách hàng đánh giá được tính hiệu quả để đưa ra sự lựa chọn phù hợp nhất.

Dưới đây là các ưu nhược điểm của việc thanh toán bằng cách nhờ thu kèm chứng từ. 

Ưu điểm của nhờ thu kèm chứng từ

- Đối với bên xuất khẩu:

• Đảm bảo bộ chứng từ sẽ chỉ được trao khi người nhập khẩu đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán.
• Có thể khởi kiện ra tòa nếu bên nhập khẩu không thực hiện theo đúng cam kết.
• Có quyền chỉ định người đại diện ở nước của bên xuất khẩu trong trường hợp không thể tự mình tham gia giải quyết các vấn đề về thanh toán.

- Đối với bên nhập khẩu

• Chắc chắn nhận được chứng từ ngay khi thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán
• Có cơ hội kiểm tra chứng từ trước khi thanh toán hay chấp nhận thanh toán
• Có quyền chủ động quyết định có muốn nhận hàng hay không

Nhược điểm của nhờ thu kèm chứng từ

- Đối với bên xuất khẩu

• Việc ngân hàng thu hộ trao bộ chứng từ cho bên nhập khẩu trước khi thanh toán có thể đem đến các rủi ro cho bên xuất khẩu như bên trả tiền cố ý trốn tránh, bùng nợ…
• Gia tăng các rủi ro về việc giả mạo như giả mạo chữ ký chấp nhận thanh toán, bên ký chấp nhận chưa đủ thẩm quyền…
• Các rủi ro trong quá trình ngân hàng thực hiện thu hộ như sai sót thông tin, các rủi ro về tàu đường, thất lạc, chậm trễ… đều tự mình gánh chịu
• Trong trường hợp bên nhập khẩu từ chối nhận hàng, không thanh toán bằng việc từ chối nhận chứng từ, bên nhập khẩu vừa phải tìm kiếm khách hàng mới vừa có nguy cơ bị lỗ do bán giá thấp.
• Ngoài ra trường hợp bên nhập khẩu thanh toán chậm so với hạn thỏa thuận cũng đem đến nhiều bất lợi cho bên xuất khẩu.

- Đối với bên nhập khẩu

• Do không được kiểm tra hàng trước khi thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán nên hoàn toàn có thể xảy ra trường hợp hàng hóa chưa được kiểm định, chưa được bảo hiểm, chất lượng không tốt hoặc không phù hợp với hợp đồng.
• Ngoài ra do ngân hàng không có trách nhiệm kiểm tra tính đúng sai của chứng từ nên hoàn toàn có thể xuất hiện trường hợp làm giả giấy tờ, có sai sót hoặc cố tình gian lận thương mại.

Một số lưu ý khi sử dụng phương thức nhờ thu kèm chứng từ

Việc nhờ thu kèm chứng từ không thể làm giảm rủi ro lừa đảo, bởi vậy mà nếu lựa chọn thanh toán bằng hình thức nhờ thu kèm chứng từ, cần lưu ý một số nội dung như sau:

• Chỉ nên áp dụng thanh toán nhờ thu kèm chứng từ trong trường hợp đối tác là khách hàng lâu năm, có độ tin cậy nhất định, không nên áp dụng cho những giao dịch mua bán lần đầu hoặc còn cảm thấy nghi ngờ.
• Để việc ký kết hợp đồng an toàn và đạt hiệu quả tối đa, doanh nghiệp cần chủ động tìm hiểu đối tác bằng nhiều kênh thông tin, không nên quá tin tưởng vào lời giới thiệu của bên môi giới. Một số kênh thông tin mà bạn có thể tham khảo là Bộ Công thương, Hiệp hội ngành hàng, Đại sứ quán Việt Nam tại các nước nhập khẩu, đánh giá của các doanh nghiệp xuất khẩu khác…
• Mỗi một nước lại có các quy định, tập quán khác nhau về hoạt động thương mại, đặc biệt là quá trình giao nhận hàng hóa khi xuất nhập khẩu. Bởi vậy mà việc tìm hiểu kỹ các thông tin về thương mại vừa giúp cho khách hàng chủ động hơn trong hoạt động kinh doanh vừa giúp tránh khỏi những rắc rối phát sinh.
• Trong quá trình sử dụng vận đơn, cần chú ý sử dụng loại phù hợp để phòng ngừa các rủi ro về vận chuyển. Bạn nên lựa chọn vận đơn theo lệnh thay vì vận đơn để trống hoặc vận đơn đích danh bởi đối với hai loại vận đơn này, bất cứ ai lấy được vận đơn cũng có thể nhận được hàng mà không bị ràng buộc trách nhiệm thanh toán/chấp nhận thanh toán.
• Thường xuyên kiểm tra thông tin vận đơn sau khi đã thực hiện giao dịch chuyển đi để chắc chắn luôn kiểm soát được tình hình của các loại chứng từ.

Thực hiện các biện pháp trên sẽ giúp cho việc thanh toán bằng hình thức nhờ thu kèm chứng từ hiệu quả hơn, phòng tránh các rủi ro trong quá trình thanh toán.

Nhờ thu kèm chứng từ đã không còn là phương thức thanh toán quá xa lạ trong lĩnh vực xuất nhập khẩu. Hy vọng những thông tin trong bài viết trên sẽ giúp bạn hiểu thêm về phương thức thanh toán này và áp dụng hiệu quả vào thực tế.