Giấy báo nợ là gì? Những thông tin quan trọng cần biết về giấy báo nợ

Giấy báo nợ là gì?

Giấy báo nợ, tên Tiếng Anh là Debit Note, là loại chứng từ do ngân hàng nơi doanh nghiệp mở tài khoản thanh toán phát hành, để thông báo cho chủ tài khoản biết số tiền trong tài khoản giảm và những nội dung của giao dịch thanh toán. 

Giấy báo nợ được cung cấp bằng các phương tiện khác nhau bao gồm:

• Phát hành bằng giấy gửi đến bưu 
• Phát hành thư điện tử qua 

Mấu iấy báo nợ của ngân hàng Á Châu (ACB)

Giấy báo nợ được phát hành khi nào?

Giấy báo nợ là chứng từ xuất hiện khi 2 doanh nghiệp giao dịch mua bán với nhau. Tức là sử dụng trong các giao dịch giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp.

Ngân hàng sẽ gửi giấy báo nợ để cung cấp thông tin liên quan đến hóa đơn cần thanh toán sắp tới của doanh nghiệp hoặc đóng vai trò như lời nhắc về các khoản tiền sắp đến hạn của doanh nghiệp.

Giấy báo nợ là chứng từ không bắt buộc. Không phải tất cả các công ty chọn gửi giấy báo nợ cho người mua đang có nghĩa vụ nợ. Tuy nhiên đối với các doanh nghiệp, giấy báo nợ là căn cứ để kế toán ghi sổ sách và nó chính là chứng từ để đối chiếu kiểm tra khi cần thiết.

Đặc điểm của giấy báo nợ

Những đặc điểm của giấy báo nợ gắn liền với các hoạt động kế toán về công nợ của doanh nghiệp. Đặc điểm cơ bản của giấy báo nợ bao gồm:

• Giấy báo nợ được ngân hàng phát hành để thông báo về việc ghi nợ được thực hiện trên tài khoản của doanh nghiệp đi kèm cùng với lý do cụ thể.
• Giấy báo nợ không bắt buộc đối với người bán - người mua nhưng đối với các doanh nghiệp thì chứng từ này được dùng làm căn cứ để ghi sổ sách và đối chiếu kiểm tra khi cần thiết hoặc lưu trữ nội bộ.
• Giấy báo nợ được lập như một hóa đơn thông thường và hiển thị số tiền dương.
• Giấy báo nợ cũng có thể xem là chứng từ đóng vai trò nhắc nhở về một khoản tiền sắp đến hạn của doanh nghiệp. 

Lưu ý: Ngân hàng chỉ phát hành giấy báo nợ khi công ty cần thanh toán một khoản nợ đã ra lệnh chi hoặc một khoản phí mà ngân hàng phải thu theo quy định trước đó.

Giấy báo nợ gồm những nội dung gì?

Sẽ có quy định cụ thể về một mẫu giấy báo nợ theo thông tư 200/2014/TT-BTC  các ngân hàng sẽ căn cứ vào mẫu giấy này để phát hành một mẫu giấy báo nợ chuẩn nhất dùng cho các giao dịch. Thông thường giấy báo nợ của ngân hàng phát hành sẽ chứa các nội dung sau đây: 

• Tên chứng từ: Giấy báo nợ
• Ngày in chứng từ
• Số tài khoản của doanh nghiệp
• Tên doanh nghiệp
• Mã số khách hàng
• Địa chỉ của khách hàng 
• Nội dung thông báo của giấy báo nợ
• Thông tin chi tiết về số tiền, loại tiền, diễn giải lý do, ngày giờ có hiệu lực
• Các thông tin của người lập phiếu, kiểm soát, kế toán trưởng, giám đốc ngân hàng đi kèm chữ ký và ghi rõ họ tên.

Mẫu giấy báo nợ theo thông tư 19/2020/TT-BTC của ngân hàng Vietinbank

Phân biệt giấy báo nợ với một số loại chứng từ khác

Trong nghiệp vụ hoạt động kế toán công nợ, giấy báo nợ và một số loại chứng từ khác như giấy báo có, ủy nhiệm chi thường xuyên được sử dụng. Vậy làm sao để phân biệt các loại chứng từ này?

Giấy báo nợ và giấy báo có

Tuy giấy báo nợ và giấy báo có đều là những loại chứng từ do ngân hàng phát hành nhưng 2 loại này có những điểm khác nhau 

Giấy báo nợ và ủy nhiệm chi

Trong nghiệp vụ kế toán công nợ thì giấy báo nợ và ủy nhiệm chi là 2 loại chứng từ cần thiết. Tuy nhiên hai chứng từ này có những điểm khác biệt cơ bản như sau: 

Giấy báo nợ là một trong những chứng từ phổ biến được ngân hàng phát hành để đảm bảo hoạt động kế toán công nợ giữa các doanh nghiệp với nhau. Bên cạnh đó với việc có ngân hàng làm trung gian thì giấy báo nợ phần nào cũng thể hiện được sự an toàn trong các giao dịch phát sinh.