Chứng từ điện tử là gì và có các loại chứng từ điện tử nào?

Chứng từ điện tử là gì?

Chứng từ điện tử là loại chứng từ, biên lai được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do cơ quan, cá nhân có trách nhiệm khấu trừ thuế cấp cho người nộp thuế hoặc do tổ chức thu thuế/phí/lệ phí cấp cho người nộp bằng phương tiện điện tử.

* Các loại chứng từ điện tử hiện nay

Theo quy định tại khoản 5 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chứng từ điện tử bao gồm các loại chứng từ, biên lai sau:

• Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân
• Biên lai thuế, phí, lệ phí

Ngoài ra, chứng từ điện tử trong giao dịch thuế điện tử còn gồm:

• Hồ sơ thuế điện tử
• Chứng từ nộp Ngân sách Nhà nước điện tử
• Các thông báo, quyết định hoặc văn bản khác của cơ quan thuế được thể hiện dưới dạng điện tử

Định dạng của chứng từ điện tử

Đối với mỗi loại chứng từ điện tử đều phải tuân thủ các yêu cầu bắt buộc về định dạng, cụ thể như sau:

* Đối với biên lai điện tử

Hiện nay biên lai điện tử bao gồm ba loại chính là:

• Biên lai thu thuế, phí, lệ phí không có in sẵn mệnh giá
• Biên lai thu thuế, phí, lệ phí in sẵn mệnh giá
• Biên lai thu thuế, phí, lệ phí

Cả 3 loại biên lai trên phải đáp ứng các quy định sau về định dạng:

• Ngôn ngữ định dạng văn bản được sử dụng là XML (extensible markup language)
• Định dạng của biên lai điện tử phải bao gồm hai thành phần là dữ liệu nghiệp vụ biên lai điện tử và dữ liệu chữ ký số
• Các thành phần định dạng của biên lai và các công cụ hiển thị nội dung sẽ do Tổng cục Thuế xây dựng, công bố và cung cấp.

* Đối với chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân

Chứng từ điện tử được tự xây dựng trên hệ thống phần mềm nhưng phải đảm bảo các nội dung bắt buộc gồm:

• Tên chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu mẫu chứng từ, ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế, số thứ tự chứng từ
• Thông tin cá nhân của người nộp gồm tên, địa chỉ, mã số thuế
• Thông tin cá nhân của người nộp thuế gồm tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu người nộp thuế có mã số thuế)
• Quốc tịch (trong trường hợp người nộp thuế không phải quốc tịch Việt Nam)
• Khoản thu nhập, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, số thuế đã khấu trừ và số thu nhập còn được nhận
• Thông tin về thời gian lập chứng từ khấu trừ thuế gồm ngày, tháng, năm
• Họ tên, chữ ký của người trả thu nhập. Chữ ký được sử dụng phải là chữ ký số.

Giá trị pháp lý của chứng từ điện tử

Một trong những nội dung được nhiều người thắc mắc nhất của chúng từ điện tử là giá trị pháp lý của chứng từ.

Tính pháp lý của chứng từ

Giá trị pháp lý của chứng từ điện tử có giá trị giống như hồ sơ, chứng từ giấy. Ngoài ra theo quy định tại Điều 5 Nghị định 165/2018/NĐ-CP thì chứng từ điện tử sẽ có giá trị là bản gốc nếu thuộc một trong các trường hợp sau:

• Chứng từ điện tử được ký số bởi các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân khởi tạo chứng từ và cơ quan, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm liên quan.
• Hệ thống thông tin có biện pháp bảo đảm toàn vẹn trong quá trình truyền gửi, nhận và lưu trữ trên hệ thống; ghi nhận thông tin bên khởi tạo chứng từ và bên liên quan đã tham gia xử lý chứng từ và áp dụng một trong các biện pháp sau để xác thực:
• Xác thực bằng chứng thư số
  Xác thực bằng sinh trắc học
• Xác thực từ hai yếu tố trở lên trong đó bắt buộc có yếu tố là mã xác thực dùng một lần hoặc mã xác thực ngẫu nhiên
• Biện pháp khác mà các bên tham gia giao dịch thống nhất lựa chọn, miễn sao bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu, tính xác thực, tính chống chối bỏ và phù hợp với các quy định của pháp luật.

Chứng từ điện tử có giá trị pháp lý tương tự chứng từ giấy

Điều kiện để chứng từ điện tử có giá trị pháp lý

Không có một quy định cụ thể về điều kiện có giá trị pháp lý của chứng từ điện tử, tuy nhiên dựa vào các quy định của pháp luật chuyên ngành về loại chứng từ này, có thể khẳng rút ra các điều kiện để chứng từ điện tử có giá trị pháp lý gồm:

• Chứng từ điện tử có đầy đủ các nội dung theo quy định của pháp luật
• Chứng từ điện tử phải đảm bảo tính bảo mật và bảo toàn dữ liệu
• Chứng từ điện tử phải đảm bảo sự xác thực về mặt thông tin, phải có chữ ký điện tử

Chỉ khi đáp ứng được các điều kiện trên thì chứng từ điện tử mới có giá trị pháp lý.

Làm thế nào để chuyển đổi chứng từ điện tử thành chứng từ giấy?

Tuy có giá trị pháp lý tương đương với chứng từ giấy nhưng trong một số trường hợp, chứng từ điện tử phải chuyển đổi thành chứng từ giấy. Việc này diễn ra trong trường hợp có yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh hoặc khi cơ quan quản lý thuế, cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra có yêu cầu.

Theo quy định tại Điều 7 Nghị định 165/2018/NĐ-CP thì việc chuyển đổi chứng từ điện tử sang chứng từ điện tử giấy phải đáp ứng các điều kiện sau:

• Chứng từ giấy thể hiện đầy đủ, chính xác nội dung của chứng từ điện tử
• Trên chứng từ giấy có thông tin thể hiện đã được xử lý trên hệ thống thông tin và tên của hệ thống thông tin hoặc tên của chủ quản hệ thống thông tin
• Trên chứng từ giấy có mã định danh của chứng từ điện tử
•  Trên chứng từ giấy có con dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện việc chuyển đổi
• Chứng từ điện tử vẫn có thể tra cứu tại bất cứ thời điểm nào trong thời gian hệ thống thông tin hoạt động bình thường.

Chứng từ điện tử có giá trị pháp lý tương đương với chứng  từ giấy nên ngày càng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn kê khai và áp dụng.