Nguyên nhân dẫn tới sai sót trong thanh toán bằng thư tín dụng điện tử và cách giải quyết

Trong thực tiễn thương mại quốc tế, không ít doanh nghiệp xuất nhập khẩu gặp khó khăn khi giao dịch bằng thư tín dụng điện tử(L/C), mà nguyên nhân chủ yếu xoay quanh các vấn đề như việc thanh toán chậm trễ, khiếu kiện kéo dài, không được thanh toán hoặc thậm chí là bị lừa, gây thiệt hại về thời gian và kinh tế của doanh nghiệp. Chính vì vậy, nhằm hạn chế đáng kể các thiệt hại xảy ra, doanh nghiệp xuất nhập khẩu cần nắm vững và hiểu rõ những nguyên nhân dẫn đến sai sót khi giao dịch bằng L/C.

1. Nguyên nhân dẫn tới sai sót trong thanh toán bằng thư tín dụng điện tử(L/C)

Các nhóm nguyên nhân chính dẫn đến sai sót chứng từ

• Doanh nghiệp xuất nhập khẩu thiếu hiểu biết sâu sắc về giao dịch bằng L/C cũng như các văn bản pháp luật quốc tế liên quan điều chỉnh về vấn đề thanh toán quốc tế và mua bán hàng hóa quốc tế như UCP, ISBP, Incotems…
• Trong doanh nghiệp xuất nhập khẩu không có bộ phận chuyên trách và quy trình giao dịch bằng L/C, hoặc có nhưng bộ phận này yếu, thiếu kinh nghiệm và hoạt động không hiệu quả.

Những sai sót trong thanh toán bằng thư tín dụng điện tử đến từ đâu?

• Trong quá trình soạn thảo L/C, doanh nghiệp xuất khẩu thường mắc phải sai sót khi lập bộ chứng từ như lỗi cẩu thả của nhân viên văn phòng, của văn thư về đánh máy, in ấn và được biết đến là “sai lầm 3C” bao gồm các lỗi như: lỗi không chính xác (not correct); lỗi không hoàn chỉnh (not complete); lỗi không nhất quán (not consistant).

Các nguyên nhân cụ thể dẫn đến sai sót chứng từ

• Doanh nghiệp xuất nhập khẩu thiếu hiểu biết về các quy định của UCP – đây là một trong những nguyên nhân cơ bản dẫn đến sai sót chứng từ bởi đa số các doanh nghiệp xuất nhập khẩu nhận thức UCP là văn bản nghiệp vụ quốc tế dành riêng cho các Ngân hàng, vì vậy họ cho rằng chỉ cần tuân thủ hợp đồng thương mại quốc tế và những yêu cầu của thư tín dụng điện tử là đủ.
• Quy trình nghiệp vụ giao dịch bằng L/C tại các doanh nghiệp xuất nhập khẩu không cẩn thận, dẫn đến việc đọc và giải thích L/C chưa cụ thể, bộ phận nghiệp vụ thiếu trách nhiệm, dẫn đến lỗi chính tả, lỗi đánh máy, in ấn… Tính không cẩn thận là tư duy phổ biến hiện còn tồn tại trong nhiều doanh nghiệp xuất nhập khẩu trong nước với logic cũ là “một bên chỉcần mởL/C là bên kia chuyển hàng” mà không quan tâm đến tính chuẩn xác của L/C ngay khi nhận được.
• Thỏa thuận giữa doanh nghiệp nhập khẩu và doanh nghiệp xuất khẩu không rõ ràng về các chi tiết giao hàng và/hoặc L/C. Doanh nghiệp nhập khẩu đã không kiểm tra cẩn thận L/C mặc dù đã được cảnh báo từ phía Ngân hàng. Doanh nghiệp xuất khẩu đã không có đủ thời gian hoặc không tiến hành sửa đổi L/C, thay vào đó là sự im lặng và sự tin tưởng vào doanh nghiệp nhập khẩu là họ sẽ bỏ qua một số lỗi nhỏ, không cơ bản trong L/C.

Nhược điểm lớn nhất của hình thức thanh toán bằng thư tín dụng điện tử là quy trình thanh toán rất tỷ mỷ, máy móc

• Tình trạng thiếu kinh nghiệm và thiếu sự phối kết giữa các bộ phận của doanh nghiệp xuất nhập khẩu mà chủ yếu là do sự không hiểu biết về UCP.
• Trong một số trường hợp L/C được phát hành không chuẩn xác, có chủ ý xấu hoặc L/C không hoàn chỉnh, không khả thi. Tuy nhiên, đa số doanh nghiệp xuất khẩu vẫn coi thường bởi ít khi họ quan tâm đến nội dung của UCP, họ chỉ quan tâm đến việc lấy đủ tiền hàng.
• Trường hợp cá biệt, có doanh nghiệp nhập khẩu đã cài một số điều khoản không khả thi để bắt lỗi chứng từ, làm cơ sở từ chối nhận hàng (do hợp đồng thương mại bị ký hớ), hoặc là cơ sở để giảm giá. Do vậy, những thư tín dụng điện tử dài, nhiều nội dung, yêu cầu nhiều chứng từ và sử dụng ngôn ngữ khó hiểu rất dễ dẫn đến hiểu sai và nhầm lẫn.
• Nhiều doanh nghiệp xuất khẩu cho rằng, việc từ chối thanh toán toàn bộ tiền hàng do bộ chứng từ có sai sót trên thực tế là rất ít. Chính vì vậy, khi có sai sót xảy ra họ thường chỉ tập trung vào thương lượng, hòa giải mà ít khi tìm cách sửa đổi sai sót.
• Doanh nghiệp xuất khẩu tin tưởng vào doanh nghiệp nhập khẩu và cho rằng họ chỉ quan tâm vào số lượng, chất lượng của lô hàng nhập khẩu do đó có thể dễ dàng bỏ qua những sai sót nhỏ của chứng từ, từ đó doanh nghiệp xuất khẩu thường có thái độ chủ quan trong khâu lập chứng từ.
• Doanh nghiệp xuất khẩu quá tin tưởng vào vai trò của L/C là công cụ để nhận tiền thanh toán mà không hiểu một nguyên tắc cơ bản của L/C là “nhận tiền có điều kiện” dẫn đến doanh nghiệp xuất khẩu sao nhãng việc kiểm tra các điều kiện và điều khoản của L/C, hậu quả là lập chứng từ không tham chiếu yêu cầu của L/C.
• Doanh nghiệp xuất nhập khẩu xuất trình L/C đúng vào thời điểm hết hạn do đó không còn cơ hội để sửa chữa, bổ sung, thay thế chứng từ.

Thanh toán bằng L/C được sử dụng rất rộng rãi trong kinh doanh XNK của doanh nghiệp vì nó bảo đảm tính an toàn

2. Cách giải quyết các sai sót thông thường trong bộ chứng từ

 Khi có sai sót trong bộ chứng từ thanh toán trong phương thức thư tín dụng điện tử, có thể giải quyết theo một trong những cách sau:

Người xuất khẩu cam kết miệng với Ngân hàng của mình về những sai sót trong bộ chứng từ để được thanh toán

Ngân hàng sẽ chấp nhận thanh toán trong trường hợp này khi bộ chứng từ có sai sót nhỏ. Cách này chỉ phổ biến khi có sự tín nhiệm lẫn nhau. Khi đó: – Người xuất khẩu phải có tình trạng tài chính khả quan và là khách hàng quen thuộc của Ngân hàng. – Trong một vài trường hợp, Ngân hàng giao dịch có thể giữ lại một số tiền trong tài khoản chờ đến lúc Ngân hàng mở cho phép giải tỏa

Người xuất khẩu viết thư cam kết bồi thường

Theo tập quán, người xuất khẩu có thể nhờ Ngân hàng của mình chiết khấu các chứng từ bằng thư cam kết bồi thường của mình dù có các sai biệt đối với khách hàng được tín nhiệm. Nếu người xuất khẩu không phải là khách hàng của Ngân hàng giao dịch, việc bảo lãnh của người xuất khẩu phải được chính Ngân hàng của mình ký xác nhận. Khi việc thanh toán đã được thực hiện theo thư bồi thường, người xuất khẩu sẽ phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về hậu quả của mọi sai biệt và có thể bị Ngân hàng chiết khấu yêu cầu hoàn trả số tiền nếu người nhập khẩu không nhận bộ chứng từ.

Giúp 2 bên yên tâm về quyền lợi của mình.

Người xuất khẩu điện cho Ngân hàng phát hành để xin phép thanh toán

Nếu thư bồi thường của nhà xuất khẩu không được Ngân hàng giao dịch chấp nhận hoặc thư tín dụng điện tử cấm giao dịch bằng thư bồi thường, người xuất khẩu có thể yêu cầu Ngân hàng của mình điện cho Ngân hàng mở xin được phép thanh toán. Trong bức điện, Ngân hàng giao dịch thường mô tả ngắn bộ chứng từ liên hệ cũng như các chi tiết về các sai biệt chứng từ. Ngân hàng giao dịch của người xuất khẩu thường phải mất vài ngày hoặc một tuần để nhận được điện trả lời. Người xuất khẩu là người phải chịu phí điện báo.

Hiện nay những ngân hàng nào cho vay tín chấp lãi suất thấp

Người xuất khẩu chuyển sang phương thức nhờ thu

Nếu không thể sử dụng một trong những cách trên, người xuất khẩu có thể yêu cầu Ngân hàng giao dịch gửi bộ chứng từ với trách nhiệm của mình về mọi rủi ro đến Ngân hàng mở để nhờ thu. Với cách này, người xuất khẩu phải chờ một thời gian mới được thanh toán. Ngân hàng mở sẽ hành động như một Ngân hàng nhờ thu, sẽ chuyển số tiền thu được bằng thư hàng không cho người xuất khẩu thông qua Ngân hàng của người này. Nếu giá trị hối phiếu là một số tiền lớn, người xuất khẩu nên yêu cầu Ngân hàng thu ngân chuyển số tiền thu được trên bằng điện chuyển tiền để thu được tiền nhanh hơn.

Như vậy, việc giao dịch bằng thư tín dụng điện tử, không chỉ doanh nghiệp xuất khẩu mà cả doanh nghiệp nhập khẩu cũng thường xuyên mắc phải các sai sót khi lập và thanh toán bằng bộ chứng từ L/C. Nhưng hãy nhớ kỹ để tránh và hạn chế tối đa những sai sót không đáng có.