Thủ tục báo giảm bảo hiểm xã hội cập nhật mới nhất

Hiện nay, tình trạng người lao động nghỉ việc hoặc các công ty chấm dứt hợp đồng với người lao động đều cần thực hiện báo giảm bảo hiểm xã hội BHXH. Tuy nhiên, không phải công ty nào cũng hiểu rõ về quy định hồ sơ cũng như thủ tục báo giảm bảo hiểm xã hội. Nắm vững quy định báo giảm BHXH để đảm bảo quyền lợi cho công ty và người lao động.

Báo giảm bảo hiểm xã hội là gì?

Báo giảm bảo hiểm xã hội là khi người sử dụng lao động gửi thông báo văn bản tới cơ quan Bảo hiểm xã hội (BHXH) về sự thay đổi thông tin người tham gia bảo hiểm xã hội căn cứ vào Khoản 1 Điều 98 Luật BHXH năm 2014.

Doanh nghiệp cần tiến hành báo giảm BHXH khi:

• Thời điểm chấm dứt hợp đồng lao động giữa doanh nghiệp và người lao động.
• Người lao động nghỉ ốm, nghỉ thai sản hơn 14 ngày/tháng.
• Người lao động xin nghỉ không lương hơn 14 ngày làm việc/tháng.
• Người lao động tiến hành hoãn hợp đồng lao động...

Báo giảm BHXH trong những trường hợp nêu trên

Ngược lại, trong trường hợp người sử dụng lao động kí hợp đồng với người lao động mới, lao động nữ nghỉ thai sản quay lại làm việc, người nghỉ ốm quay lại làm việc,... đơn vị sử dụng lao động sẽ cần báo tăng bảo hiểm xã hội.

Thời gian báo giảm bảo hiểm xã hội

Doanh nghiệp cần lập danh sách báo giảm lao động và gửi tới cơ quan BHXH trong tháng người lao động nghỉ việc (thời hạn chót là ngày cuối cùng của tháng đó). Nếu doanh nghiệp sang tháng sau mới báo thì thời gian báo giảm bảo hiểm xã hội sẽ chậm và có trách nhiệm đóng tiền BHYT cho người lao động trong những tháng chậm. Quy định này dựa vào Khoản 2 Điều 50 Quyết định 595/QĐ-BHXH và Điểm 10.3 Mục 10 Công văn 1734/BHXH-QLT.

Hồ sơ báo giảm hiểm xã hội mới nhất

Căn cứ vào Điều 23 Quyết định 595/QĐ-BHXH, thủ tục báo giảm BHXH mới nhất sẽ là 1 bộ hồ sơ đăng ký điều chỉnh đóng BHXH, Bảo hiểm y tế (BHYT), Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) gồm những giấy tờ sau:

• Mẫu TK1-TS: Tờ khai tham gia và điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT.
• Mẫu TK3-TS: Tờ khai đơn vị tham gia và điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT.
• Mẫu D02-TS: Danh sách người lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN,...
• Mẫu D01-TS: Bảng kê thông tin (Nội dung lập bảng kê: Họ tên người tham gia điều chỉnh, mã số BHXH người tham gia điều chỉnh, tên & loại văn bản, số hiệu văn bản, ngày ban hành văn bản, cơ quan ban hành văn bản, nội dung trích yếu văn bản).

Quy trình báo giảm bảo hiểm xã hội

Quy trình báo giảm bảo hiểm xã hội bao gồm 2 bước:

• Bước 1: Hoàn thiện hồ sơ báo giảm bảo hiểm xã hội bằng giấy tờ/trực tuyến.
• Bước 2: Nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan BHXH đang quản lý doanh nghiệp hoặc nộp trực tuyến (đây là cách nhanh chóng, hiện đại và tiết kiệm thời gian).

Cách báo giảm bảo hiểm xã hội

Doanh nghiệp sẽ tiến hành nộp hồ sơ báo giảm BHXH với 2 hình thức chính: Nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH hoặc nộp báo giảm bảo hiểm xã hội qua mạng:

Nộp trực tiếp ở cơ quan BHXH

Đại diện của doanh nghiệp đến cơ quan BHXH đang quản lý trực tiếp công ty tại quận/huyện hoặc tỉnh/thành phố để nộp hồ sơ đã chuẩn bị đầy đủ các mẫu giấy tờ trên.

Địa chỉ một số cơ quan BHXH cấp quận/huyện phổ biến ở Hà Nội và TP Hồ Chí Minh:

+ Bảo hiểm xã hội quận Ba Đình Hà Nội

• Địa chỉ: Số 142A phố Đội Cấn, phường Đội Cấn, quận Ba Đình, thành phố Hà Nội
• Số điện thoại: 024.37339934
• Thời gian làm việc: Sáng (8h00-12h00) - Chiều (14h00-17h00), làm việc từ Thứ 2 - Thứ 6 (Nghỉ Thứ 7, Chủ nhật và các ngày Lễ, Tết theo quy định của Nhà nước)

+ Bảo hiểm xã hội quận Hai Bà Trưng Hà Nội

• Địa chỉ: Số 6, ngõ 167 đường Giải Phóng, phường Đồng Tâm, quận Hai Bà Trưng, thành phố Hà Nội
• Số điện thoại: 024.36285977 - 024.36284802
• Thời gian làm việc: Sáng (8h00-12h00) - Chiều (14h00-17h00), làm việc từ Thứ 2 - Thứ 6 (Nghỉ Thứ 7, Chủ nhật và các ngày Lễ, Tết theo quy định của Nhà nước)

+ Bảo hiểm xã hội quận 1 TP HCM

• Địa chỉ: Số 35 Lý Văn Phức, phường Tân Định, quận 1, thành phố Hồ Chí Minh
• Số điện thoại: 028.38203747 - 028.38203474
• Email: quan1@hochiminh.vss.gov.vn
• Thời gian làm việc: Sáng (8h00-12h00) - Chiều (14h00-17h00), làm việc từ Thứ 2 - Thứ 6 (Nghỉ Thứ 7, Chủ nhật và các ngày Lễ, Tết theo quy định của Nhà nước)

+ Bảo hiểm xã hội quận 10 TP HCM

• Địa chỉ: Số 781 Lê Hồng Phong (nối dài), phường 12, quận 10, thành phố Hồ Chí Minh
• Số điện thoại: (08) 38632879, (08) 38632880
• Email: quan10@hochiminh.vss.gov.vn
• Thời gian làm việc: Sáng (8h00-12h00) - Chiều (14h00-17h00), làm việc từ Thứ 2 - Thứ 6 (Nghỉ Thứ 7, Chủ nhật và các ngày Lễ, Tết theo quy định của Nhà nước)

Đọc thêm:

Tra cứu Bảo hiểm xã hội Hà Nội cấp quận/huyện/thị xã

Tra cứu Bảo hiểm xã hội TPHCM cấp quận/huyện

Ngoài ra, nhờ có sự phát triển nhanh chóng của công nghệ, việc nộp hồ sơ trực tiếp đã không còn thông dụng. Thay vào đó, người sử dụng lao động có thể cân nhắc về hình thức nộp hồ sơ trực tuyến.

Nộp hồ sơ trực tuyến

Hình thức này đang được áp dụng ở nhiều cơ quan BHXH cấp quận/huyện. Doanh nghiệp sẽ tiến hành kê khai báo giảm bảo hiểm xã hội qua mạng trên phần mềm, rồi sử dụng chữ ký số (token) để nộp lên cơ quan BHXH.

Hướng dẫn báo giảm BHXH nộp trực tuyến

Thực hiện theo 2 bước sau:

• Bước 1: Truy cập vào Cổng thông tin điện tử của BHXH Việt Nam tại địa chỉ: https://gddt.baohiemxahoi.gov.vn/ và đăng ký tài khoản giao dịch BHXH cho doanh nghiệp.
• Bước 2: Sau khi đăng ký tài khoản thành công, tiến hành tải phần mềm về máy tính và thực hiện kê khai BHXH. Khi đã hoàn thành sẽ xuất file hồ sơ và sử dụng chữ ký số để ký. Cuối cùng nộp lên cơ quan BHXH.

Chú ý: Phần mềm kê khai BHXH của Tổng cục BHXH là một phần mềm miễn phí cho mọi doanh nghiệp, đang được sử dụng rất phổ biến.

Câu hỏi thường gặp khi báo giảm bảo hiểm xã hội

Tham khảo thêm những giải đáp sau đây về chủ đề báo giảm bhxh:

Báo giảm bảo hiểm xã hội muộn có sao không?

Theo quy định ở Khoản 2 Điều 50 Quyết định 595/QĐ-BHXH và Điểm 10.3 Mục 10 Công văn 1734/BHXH-QLT về trách nhiệm của người tham gia khi báo giảm chậm, Công ty sẽ phải đóng số tiền BHYT của những tháng báo chậm. Đồng thời, giá trị sử dụng của thẻ BHYT cũng được dùng tới hết các tháng đó.

Để không phải đóng bổ sung tháng sau thì đơn vị cần lập hồ sơ báo giảm tháng sau bắt đầu từ ngày 28 của tháng trước. Tuy nhiên, sau khi báo giảm sẽ không được báo phát sinh tháng trước nữa.

Các trường hợp báo giảm bảo hiểm xã hội?

Như đã chia sẻ ở phần trên, những trường hợp báo giảm bhxh là:

• Người lao động chấm dứt hợp đồng với doanh nghiệp.
• Người lao động nghỉ ốm/nghỉ thai sản hơn 14 ngày/tháng.
• Người lao động nghỉ không lương hơn 14 ngày/tháng.
• Người lao động hoãn hợp đồng lao động.

Trên đây là phần tổng hợp thông tin của TheBank về chủ đề báo giảm bảo hiểm xã hội. Chúng tôi hy vọng đã đem lại những thông tin hữu ích cho cả người sử dụng lao động và người lao động!