Hướng dẫn báo tăng bảo hiểm xã hội cho doanh nghiệp

Báo tăng bảo hiểm xã hội là nghiệp vụ cần thiết khi doanh nghiệp ký kết hợp đồng với lao động mới hoặc một vài trường hợp khác. Tuy vậy, phần hồ sơ, thủ tục thì không phải doanh nghiệp nào cũng nắm rõ. Mặc dù vậy, giải quyết tốt bài toán chế độ cho nhân viên bằng cách báo tăng BHXH đúng hạn sẽ đem lại lợi ích cho cả người sử dụng lao động và người lao động.

Báo tăng bảo hiểm xã hội là gì?

Căn cứ vào Điều 98 Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014, thủ tục báo tăng bảo hiểm xã hội là nghiệp vụ doanh nghiệp cần thực hiện khi có những thay đổi về thông tin đóng Bảo hiểm xã hội (BHXH), Bảo hiểm y tế (BHYT), Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN).

Với những trường hợp sau, doanh nghiệp cần báo tăng BHXH:

• Có sự ký kết hợp đồng giữa người sử dụng lao động và người lao động (thay đổi nhân sự, thêm nhân viên mới).
• Người lao động đi làm lại sau quá trình nghỉ ốm hoặc nghỉ thai sản.
• Người lao động đi làm trở lại sau khoảng thời gian nghỉ không lương 14 ngày trở lên.
• Khi thực hiện báo tăng BHXH doanh nghiệp cần thực hiện bằng văn bản và gửi tới cơ quan BHXH.

Báo tăng bảo hiểm xã hội khi đơn vị tăng người lao động

Ngược lại, đối với những trường hợp người lao động nghỉ việc, nghỉ không lương quá 14 ngày/tháng, nghỉ thai sản, nghỉ ốm,... ta sẽ thực hiện thủ tục báo giảm bảo hiểm xã hội.

Thời gian báo tăng bảo hiểm xã hội

Căn cứ vào điểm a Khoản 1 Điều 99 Luật Bảo hiểm xã hội, người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ báo tăng bảo hiểm xã hội trong vòng 30 ngày kể từ ngày ký kết hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc khi thực hiện công tác tuyển dụng.

Hồ sơ báo tăng bảo hiểm xã hội

Thủ tục báo tăng BHXH cần chuẩn bị 1 hồ sơ đóng BHXH, BHYT, BHTN thực hiện theo quy định ở Điều 23 Quyết định 595/QĐ-BHXH ngày 14/4/2017.

Với những đơn vị mới báo tăng lần đầu, hồ sơ báo tăng BHXH bao gồm:

• Hợp đồng lao động giữa người sử dụng lao động và người lao động, HĐLĐ có ký tên và đóng dấu.
• Bảng thanh toán tiền lương cho nhân viên, chỉ cung cấp trong trường hợp báo tăng lùi so với thời điểm hiện tại.
• Thông tin của nhân viên báo tăng BHXH, điền đầy đủ theo phiếu giao nhận 600 của BHXH.
• Mẫu TK3-TS
• Mẫu TK1-TS
• Mẫu D02-TS
• Mẫu D01-TS

Với trường hợp đơn vị báo tăng đã nhiều lần, chỉ cần các mẫu sau:

• Mẫu TK1-TS
• Mẫu TK2-TS
• Mẫu TK3-TS
• Mẫu D02-TS
• Mẫu D01-TS

Mẫu báo tăng bảo hiểm xã hội mới nhất

• Mẫu TK1-TS: Người lao động điền tờ khai tham gia và điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT. Nếu người lao động được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn thì cần bổ sung thêm Giấy tờ chứng minh (nếu có) theo Phụ lục 03.
• Mẫu TK3-TS: Người sử dụng lao động điền tờ khai đơn vị tham gia và điều chỉnh các thông tin về BHXH và BHYT.
• Bản sao công chứng giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của Công ty.
• Mẫu D02-TS: Danh sách người lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, Bảo hiểm tai nạn lao động - Bệnh nghề nghiệp (BHTNLĐ-BNN).
• Mẫu D01-TS: Bảng kê thông tin (Nội dung lập bảng kê: Họ tên người tham gia điều chỉnh, mã số BHXH người tham gia điều chỉnh, tên & loại văn bản, số hiệu văn bản, ngày ban hành văn bản, cơ quan ban hành văn bản, nội dung trích yếu văn bản).

Quy trình báo tăng bảo hiểm xã hội

Quy trình báo tăng bảo hiểm xã hội được thực hiện theo 2 bước sau:

• Bước 1: Chuẩn bị thủ tục hồ sơ giấy tờ với các mẫu đơn trên/hồ sơ trực tuyến.
• Bước 2: Nộp hồ sơ đã hoàn thiện lên cơ quan BHXH hoặc nộp thông qua hình thức trực tuyến.

Cách báo tăng bảo hiểm xã hội

Doanh nghiệp tiến hành báo tăng bảo hiểm xã hội theo 1 trong 2 cách sau:

Nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan BHXH

Sau khi đã chuẩn bị xong hồ sơ giấy tờ, doanh nghiệp sẽ đến cơ quan quản lý BHXH trực tiếp cấp huyện/quận hoặc cấp tỉnh/thành phố để nộp hồ sơ. Bên cạnh đó, người sử dụng lao động cũng có thể gửi hồ sơ qua đường bưu điện.

Địa chỉ một số cơ quan BHXH phổ biến tại Hà Nội và TP Hồ Chí Minh:

+ Bảo hiểm xã hội quận Ba Đình Hà Nội

• Địa chỉ: Số 142A phố Đội Cấn, phường Đội Cấn, quận Ba Đình, thành phố Hà Nội
• Số điện thoại: 024.37339934
• Thời gian làm việc: Sáng (8h00-12h00) - Chiều (14h00-17h00), làm việc từ Thứ 2 - Thứ 6 (Nghỉ Thứ 7, Chủ nhật và các ngày Lễ, Tết theo quy định của Nhà nước)

+ Bảo hiểm xã hội quận Hai Bà Trưng Hà Nội

• Địa chỉ: Số 6, ngõ 167 đường Giải Phóng, phường Đồng Tâm, quận Hai Bà Trưng, thành phố Hà Nội
• Số điện thoại: 024.36285977 - 024.36284802
• Thời gian làm việc: Sáng (8h00-12h00) - Chiều (14h00-17h00), làm việc từ Thứ 2 - Thứ 6 (Nghỉ Thứ 7, Chủ nhật và các ngày Lễ, Tết theo quy định của Nhà nước)

+ Bảo hiểm xã hội quận 1 TP HCM

• Địa chỉ: Số 35 Lý Văn Phức, phường Tân Định, quận 1, thành phố Hồ Chí Minh
• Số điện thoại: 028.38203747 - 028.38203474
• Email: quan1@hochiminh.vss.gov.vn
• Thời gian làm việc: Sáng (8h00-12h00) - Chiều (14h00-17h00), làm việc từ Thứ 2 - Thứ 6 (Nghỉ Thứ 7, Chủ nhật và các ngày Lễ, Tết theo quy định của Nhà nước)

+ Bảo hiểm xã hội quận 10 TP HCM

• Địa chỉ: Số 781 Lê Hồng Phong (nối dài), phường 12, quận 10, thành phố Hồ Chí Minh
• Số điện thoại: (08) 38632879, (08) 38632880
• Email: quan10@hochiminh.vss.gov.vn
• Thời gian làm việc: Sáng (8h00-12h00) - Chiều (14h00-17h00), làm việc từ Thứ 2 - Thứ 6 (Nghỉ Thứ 7, Chủ nhật và các ngày Lễ, Tết theo quy định của Nhà nước)

Đọc thêm:

Tra cứu Bảo hiểm xã hội Hà Nội cấp quận/huyện/thị xã

Tra cứu Bảo hiểm xã hội TPHCM cấp quận/huyện

Ngoài ra, nhằm tạo điều kiện cho cơ quan BHXH cũng như doanh nghiệp đơn giản hóa quy trình báo tăng bảo hiểm xã hội. Doanh nghiệp có thể thực hiện khai hồ sơ và nộp trực tuyến.

Nộp hồ sơ trực tuyến

Đây là hình thức khá phổ biến hiện nay, nhiều cơ quan BHXH cấp quận/huyện đều đã được phổ cập. Với phương pháp nộp hồ sơ trực tuyến, doanh nghiệp tiến hành theo các bước dưới đây:

• Bước 1: Người sử dụng lao động truy cập Cổng thông tin điện tử chính thức của BHXH VN: https://dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn/. Tiếp đến, điền đầy đủ các thông tin doanh nghiệp rồi đăng ký tài khoản điện tử để thực hiện các thủ tục trực tuyến.

• Bước 2: Tải phần mềm kê khai BHXH về máy tính. Phần mềm kê khai của Tổng cục BHXH là đang phổ biến nhất và được phát hành miễn phí cho các doanh nghiệp. Ngoài ra, doanh nghiệp cần chuẩn bị chữ ký số (token) để ký rồi nộp lên cơ quan BHXH.

• Bước 3: Với từng trường hợp báo tăng lao động mới như báo tăng lao động mới, như nghỉ ốm hoặc nghỉ thai sản đi làm lại, nghỉ không lương 14 ngày/tháng trở lên đi làm lại… doanh nghiệp sẽ kiểm tra và kê khai theo những hướng dẫn cụ thể.

Thực hiện kê khai BHXH trực tuyến qua phần mềm

Câu hỏi thường gặp về báo tăng bảo hiểm xã hội

Tham khảo những giải đáp thêm về các vấn đề liên quan đến báo tăng bảo hiểm xã hội:

Quy định về báo tăng bảo hiểm xã hội như thế nào?

Quy định về báo tăng BHXH bao gồm những điểm sau:

• Theo quy định tại Điểm a Khoản 1 Điều 90 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 chỉ ra: Trong vòng 30 ngày kể từ ngày doanh nghiệp ký kết hợp đồng lao động với người lao động, hợp đồng làm việc, tuyển dụng thì doanh nghiệp cần nộp hồ sơ báo tăng bhxh cho cơ quan BHXH đang quản lý.
• Dựa vào quy định ở Điểm d Khoản 3 Điều 99 Luật Bảo hiểm xã hội, cơ quan BHXH khi nhận được hồ sơ tăng BHXH từ doanh nghiệp sẽ giải quyết trong thời hạn 10 ngày.
• Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ để nộp lên cơ quan BHXH.
• Chủ động báo tăng BHXH đúng hạn để không làm ảnh hưởng đến tài chính của doanh nghiệp.

Trường hợp doanh nghiệp chậm báo tăng bảo hiểm xã hội có bị phạt không? Nếu có thì mức phạt như thế nào?

Khi người sử dụng lao động báo tăng BHXH chậm dẫn đến tình trạng đóng chậm hoặc đóng thiếu BHXH cho người lao động chính là đang vi phạm quy định về đóng BHXH bắt buộc.

Trường trường hợp này, doanh nghiệp sẽ bị phạt tiền 12 - 15% tổng số tiền BHXH phải đóng tại thời điểm lập biên bản vi phạm hành chính. Tuy nhiên, mức đóng phạt tối đa không quá 150.000.000 VNĐ khi vi phạm một trong các điểm sau (dựa vào Điểm a Khoản 4 Điều 38 Nghị định 28/2020/NĐ-CP):

• Chậm đóng tiền BHXH bắt buộc.
• Không đóng đủ cho những người nằm trong danh sách tham gia BHXH bắt buộc, nhưng không phải trốn đóng.

Các trường hợp nào cần báo tăng bảo hiểm xã hội?

Như đã đưa thông tin ở phần trên, những trường hợp sau cần báo tăng BHXH:

• Doanh nghiệp ký kết hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc, tuyển dụng với người lao động mới.
• Người đi làm lại sau khi nghỉ thai sai hoặc nghỉ ốm.
• Người đi là lại sau khi nghỉ không lương từ 14 ngày/tháng trở lên.

Báo tăng bảo hiểm xã hội cần những gì?

Để thực hiện thủ tục báo tăng BHXH, doanh nghiệp cần chuẩn bị 1 bộ hồ sơ đầy đủ như tại phần Hồ sơ báo tăng bảo hiểm xã hội.

Cách tải phần mềm kê khai BHXH như thế nào?

Để kê khai BHXH trực tuyến, người sử dụng lao động thực hiện theo hướng dẫn trong bài viết của Cổng thông tin điện tử chính thức của BHXH VN tại đây.

Đọc thêm: Những thay đổi về BHXH năm 2021

Trên đây là bài tổng hợp thông tin về chủ đề báo tăng bảo hiểm xã hội. Chúng tôi hy vọng đã giúp các doanh nghiệp cũng như người lao động có thêm hiểu biết và thực hiện đúng thủ tục báo tăng BHXH.