Xử lý thế nào khi đóng trùng bảo hiểm xã hội ở 2 công ty?

Nhiều người lao động khi chuyển sang doanh nghiệp mới có thể bị vướng mắc về thủ tục bảo hiểm xã hội. Ví dụ như trường hợp đóng trùng bảo hiểm xã hội ở 2 công ty cả cũ và mới thì cần xử lý như thế nào?

Người lao động cần làm gì khi đóng trùng BHXH ở 2 công ty?

Quy định của pháp luật khi đóng bảo hiểm xã hội 2 công ty bị trùng

Điều 2 Quyết định 595/QĐ-BHXH đã ban hành quy trình thu BHXH, Bảo hiểm y tế (BHYT), Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN), Bảo hiểm tai nạn lao động - Bệnh nghề nghiệp (BHTNLĐ-BNN), quản lý sổ BHXH, thẻ BHYT như sau:

“2.5. Hoàn trả: là việc cơ quan BHXH chuyển trả lại số tiền được xác định không phải tiền đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN hoặc đóng thừa khi ngừng giao dịch với cơ quan BHXH; đóng trùng cho cơ quan, đơn vị, cá nhân đã nộp cho cơ quan BHXH.”

Ngoài ra, Công văn số 3663/BHXH-THU của BHXH TP, Hồ Chí Minh ngày 19/11/2014 về hướng dẫn nghiệp vụ liên quan tới việc gộp sổ BHXH của người lao động có nhiều sổ như sau:

“1. Người lao động nộp sổ BHXH cấp trùng cho đơn vị đang làm việc hoặc đơn vị tham gia BHXH sau cùng đã chốt sổ, để lập hồ sơ và chuyển cho cơ quan BHXH gộp sổ. Trường hợp đơn vị tham gia BHXH cuối cùng giải thể, hoặc NLĐ đã chốt sổ nghỉ việc và hiện tại không tham gia BHXH, thì NLĐ nộp hồ sơ tại cơ quan BHXH, nơi đơn vị cuối cùng đăng ký tham gia BHXH để gộp sổ.

2. Gộp tất cả dữ liệu đóng BHXH, BHTN chưa hưởng về sổ gốc, là sổ có quá trình tham gia BHXH sớm nhất nhưng chưa hưởng (hoặc chưa hưởng hết) trợ cấp 1 lần, trợ cấp thất nghiệp và giữ lại số sổ đó để tiếp tục tham gia BHXH; thu hồi và hủy các sổ (và số sổ) cấp trùng.

– Nếu quá trình tham gia BHXH đầu tiên được quản lý bằng số sổ tạm, hoặc sổ không được NLĐ thừa nhận thì số sổ BHXH liền kề sau đó là số sổ gốc.

– Trường hợp NLĐ có sổ BHXH đang hưởng trợ cấp thường xuyên thì giữ lại sổ đó làm sổ gốc.

3. Đối với những sổ gộp có thời gian đóng trùng BHXH, khi gộp sổ thì giữ lại sổ có thời gian đóng trùng BHXH theo thứ tự ưu tiên như sau:

– Sổ có thời gian đóng BHXH ở tỉnh thành phố khác, nếu NLĐ muốn giảm trùng quá trình này, thì yêu cầu NLĐ liên hệ BHXH tỉnh thành phố đó để giảm trùng và chốt lại sổ;

– Sổ đang hưởng chế độ hưu trí;

– Sổ đã và đang hưởng chế độ Tai nạn lao động – bệnh nghề nghiệp;

– Sổ đã hưởng trợ cấp 1 lần nhưng còn BHXH thất nghiệp chưa hưởng;

– Sổ đã hưởng trợ cấp thất nghiệp nhưng còn BHXH 1 lần chưa hưởng;

– Sổ có thời gian tham gia BHXH, BHYT, BHTN với mức lương cao hơn.

4. Sổ BHXH mà NLĐ đã hưởng các chế độ trợ cấp, thì xác nhận dữ liệu đã hưởng tương ứng với các phương án theo quy định, quá trình còn lại chưa hưởng chế độ trợ cấp thì vẫn được bảo lưu.

5. Trường hợp NLĐ cam kết không thừa nhận quá trình tham gia BHXH, BHTN thì phải trình bày rõ trong Đơn đề nghị (mẫu D01-TS). Cán bộ xử lý nghiệp vụ khóa dữ liệu quá trình đóng BHXH, BHTN bằng phương án KB, KT và lập biên bản hủy sổ tại mục “Hủy có nhiều sổ”. Đơn đề nghị của NLĐ có phê duyệt của Ban Giám đốc BHXH quận, huyện hoặc Lãnh đạo phòng Thu BHXH Thành phố để thay thế cho sổ thu hồi. Trường hợp đặc biệt phải phục hồi lại quá trình đã khóa phương án KB, KT, thì chỉ được thực hiện khi có sự phê duyệt (nơi đã khóa dữ liệu trước đây) của Ban Giám đốc BHXH quận, huyện hoặc lãnh đạo phòng chức năng của Thành phố và đúng theo quy trình phục hồi số sổ đã hủy.

6. NLĐ có quá trình tham gia BHXH trùng nhau thì phải giảm quá trình trùng tương ứng, kể cả sổ có thời gian chưa hưởng chế độ mà trùng với sổ có thời gian đã hưởng trợ cấp 1 lần, trợ cấp thất nghiệp cũng phải giảm trùng đến tháng liền kề của sổ đã hưởng trước đó, khi giảm trùng thì phải thu hồi số tiền trợ cấp BHXH đã hưởng (nếu có).”

Tham khảo các điều luật và công văn trên, nếu người lao động đóng trùng bảo hiểm xã hội ở 2 công ty thì cơ quan BHXH có trách nhiệm hoàn trả số tiền đóng trùng BHXH đó cho cơ quan, đơn vị và cá nhân đã nộp trước đây.

Đọc thêm:

Những thay đổi về BHXH năm 2021

Đóng BHXH 1 tháng có sổ không?

Hướng dẫn thủ tục giảm trùng bảo hiểm xã hội

Để hoàn trả bảo hiểm đóng trùng cho người lao động, đơn vị sử dụng lao động cần có sự chuẩn bị hồ sơ, giấy tờ:

• Phiếu trình giải quyết công việc (1 bản chính/người);
• Tổng hợp danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT (Theo mẫu D02-TS);
• Phiếu yêu cầu (Theo mẫu C02-TS, bản chính cho mỗi người);
• Sổ BHXH (mẫu cũ) hoặc tờ bìa sổ BHXH, các trang tờ rời sổ BHXH (1 sổ/người);
• Quyết định thu hồi tiền trợ cấp các chế độ BHXH (nếu có).

Sau đó, đơn vị tiến hành nộp lên cơ quan BHXH có thẩm quyền giải quyết.

Bên cạnh đó, về quy định quản lý thu BHXH, BHYT; quản lý sổ BHXH, thẻ BHYT do Tổng giám đốc BHXH Việt Nam đưa ra trong khoản 2 Điều 63 Quyết định số 1111/QĐ-BHXH:

“Một người có từ 02 sổ bảo hiểm xã hội trở lên ghi thời gian đóng bảo hiểm xã hội trùng nhau thì cơ quan bảo hiểm xã hội hướng dẫn người lao động lựa chọn 01 sổ bảo hiểm xã hội để tiếp tục ghi quá trình đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp hoặc giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp. Các sổ bảo hiểm xã hội còn lại thu hồi và thực hiện hoàn trả cho đơn vị, người lao động theo quy định tại Điểm 3.3, Khoản 3 Điều 48. Trường hợp sổ bảo hiểm xã hội bị thu hồi mà đơn vị đề nghị cấp sổ bảo hiểm xã hội đã giải thể thì thực hiện giải quyết chế độ trợ cấp một lần cho người lao động. Khi thu hồi sổ bảo hiểm xã hội, đồng thời phải thu hồi các khoản trợ cấp bảo hiểm xã hội đã chi trả trước đó (nếu có).”

Như vậy, cơ quan cũ có trách nhiệm chốt sổ  BHXH cho người lao động. Đồng thời, cơ quan BHXH cần tư vấn để người lao động lựa chọn 1 tiếp tục ghi nhận quá trình đóng BHXH để bảo đảm quyền lợi sau này.

Trên đây là hướng dẫn xử lý đóng trùng bảo hiểm xã hội ở 2 công ty cho người lao động. Chúng tôi mong rằng nếu có người lao động nào gặp phải trường hợp như trên thì có thể áp dụng phù hợp. Từ đó giúp hoàn thành nghĩa vụ tham gia BHXH và nhận được những quyền lợi tốt nhất.