Hạch toán chi phí mua bảo hiểm nhân thọ cho nhân viên như thế nào?

Chi phí mua bảo hiểm nhân thọ cho nhân viên bao nhiêu?

Chi phí bảo hiểm nhân thọ cho nhân viên phụ thuộc vào loại bảo hiểm nhân thọ công ty mua cho người lao động. Mua bảo hiểm cá nhân chi phí sẽ cao hơn bảo hiểm nhân thọ nhóm.

Bảo hiểm nhân thọ nhóm thường cung cấp các quyền lợi bảo hiểm cơ bản như tử vong và thương tật. Chỉ trong một hợp đồng đã bảo hiểm cho nhiều thành viên.

Còn với bảo hiểm nhân thọ cá nhân, các gói bảo hiểm sẽ đáp ứng đa dạng nhu cầu hơn, thường chỉ dành cho nhân sự chủ chốt hoặc có nhu cầu bảo vệ đặc biệt.

Tại các doanh nghiệp hiện nay chủ yếu đóng bảo hiểm nhân thọ nhóm cho nhân viên. Chi phí mua bảo hiểm nhân thọ nhóm phụ thuộc vào gói bảo hiểm, số lượng người tham gia, số tiền bảo hiểm,... Hợp đồng có thời hạn theo năm và được tái tục.

Chi phí mua bảo hiểm nhân thọ cho nhân viên phụ thuộc vào số người tham gia

Ví dụ: Công ty A mua bảo hiểm nhân thọ An Nghiệp Thành Công - Bảo Việt Nhân Thọ cho 85 nhân viên có thời gian làm việc từ 2 năm trở lên. Số tiền bảo hiểm được chia theo 3 mức với 3 cấp bậc:

+ Nhân viên (72 người): 30 triệu đồng/người.

+ Lãnh đạo phòng ban (10 người): 60 triệu đồng/người.

+ Lãnh đạo doanh nghiệp (3 người): 90 triệu đồng/người.

Người được bảo hiểm nhận Quyền lợi bảo hiểm kết hợp. Tức ngoài quyền lợi bảo hiểm tử vong hoặc thương tật toàn bộ vĩnh viễn do tai nạn, khi người được bảo hiểm tử vong do nguyên nhân khác cũng nhận được 50% số tiền bảo hiểm quy định trong Điều khoản hợp đồng.

Tổng chi phí mua bảo hiểm nhân thọ cho 85 người trong 6 tháng là 12.304.600 đồng. Tức hàng tháng trung bình công ty chỉ mất 24.127 đồng đóng bảo hiểm cho mỗi nhân viên. Không tốn nhiều chi phí mà lại nâng cao hình ảnh doanh nghiệp, thể hiện sự quan tâm và giữ chân nhân viên hiệu quả hơn…

>>> Tham khảo: Lưu ý khi mua bảo hiểm nhân thọ

Điều kiện giảm thuế TNDN khi mua bảo hiểm cho nhân viên

Mua bảo hiểm nhân thọ cho nhân viên không chỉ là hình thức phúc lợi hấp dẫn mà còn là chiến lược thông minh giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí, giảm thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Theo quy định của pháp luật, chi phí bảo hiểm nhân thọ cho nhân viên được xem là chi phí hợp lý và được khấu trừ khi tính thuế TNDN, miễn là đáp ứng đủ các điều kiện.

Căn cứ theo Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC ngày 22/6/2015 của Bộ Tài chính sửa đổi, bổ sung Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC (đã được sửa đổi, bổ sung tại Khoản 2 Điều 6 Thông tư số 119/2014/TT-BTC và Điều 1 Thông tư số 151/2014/TT-BTC) doanh nghiệp sẽ được giảm trừ thuế TNDN khi mua bảo hiểm nhân thọ cho nhân viên nếu:

• Chi phí mua bảo hiểm nhân thọ cho nhân viên không được quá 3 triệu đồng/người/tháng. Với bảo hiểm hưu trí tự nguyện không vượt quá 1 triệu/người/tháng.
• Có đầy đủ chứng từ, hóa đơn tài chính hợp pháp.
• Việc mua bảo hiểm nhân thọ cho nhân viên phải được quy định cụ thể trong các hồ sơ như hợp đồng lao động, thỏa ước lao động, quy chế tài chính, quy chế thưởng của doanh nghiệp...
• Ngoài bảo hiểm nhân thọ, doanh nghiệp phải đóng thêm các gói bảo hiểm bắt buộc cho nhân viên gồm bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp theo quy định của pháp luật hiện hành.

Doanh nghiệp mua bảo hiểm nhân thọ cho nhân viên được giảm thuế TNDN

Minh họa thực tế dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp hình dung rõ hơn về lợi ích này:

Công ty A có 100 nhân viên và quyết định mua bảo hiểm nhân thọ cho mỗi nhân viên với mức phí 2,5 triệu/tháng/người. Tổng chi phí bảo hiểm cho 100 nhân viên trong 1 năm: 2,5 triệu * 12 tháng * 100 người = 3 tỷ đồng

Công ty A đã mua bảo hiểm cho nhân viên với mức phí dưới mức trần quy định, nên toàn bộ chi phí 3 tỷ sẽ được trừ khi tính thuế TNDN.

Trường hợp lợi nhuận trước thuế của công ty A là 10 tỷ đồng. Thuế suất thuế TNDN là 20%.

Nếu không mua bảo hiểm nhân thọ cho nhân viên, công ty A phải nộp thuế TNDN là: 10 tỷ đồng * 20% = 2 tỷ đồng.

Nếu mua bảo hiểm nhân thọ cho nhân viên, công ty A được giảm trừ 3 tỷ đồng chi phí bảo hiểm, lợi nhuận chịu thuế còn 7 tỷ đồng. Do đó, công ty chỉ phải nộp thuế TNDN là: 7 tỷ đồng * 20% = 1,4 tỷ đồng.

Như vậy, nhờ mua bảo hiểm nhân thọ cho nhân viên, công ty A đã tiết kiệm được 600 triệu đồng tiền thuế TNDN.

* Lưu ý: Đây chỉ là ví dụ minh họa. Mức giảm trừ thuế thực tế có thể khác nhau tùy thuộc vào chính sách thuế hiện hành và tình hình tài chính của từng doanh nghiệp.

Hạch toán chi phí mua bảo hiểm nhân thọ cho nhân viên

Nếu doanh nghiệp đã hoàn thành nghĩa vụ bảo hiểm bắt buộc cho người lao động, khoản chi trích nộp mua bảo hiểm nhân thọ sẽ được ghi cụ thể Điều kiện hưởng và mức hưởng tại một trong các hồ sơ:

- Hợp đồng lao động;

- Thỏa ước lao động tập thể;

- Quy chế tài chính của Công ty, Tổng Công ty, Tập đoàn;

- Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty.

• Trường hợp phí bảo hiểm không vượt quá 3 triệu/người/tháng: Hạch toán vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
• Trường hợp phí đóng bảo hiểm nhân thọ vượt 3 triệu/người/tháng: Trừ vào chi phí tính thuế TNDN 3 triệu/người/tháng, phần phí vượt cao hơn mức quy định sẽ không được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

Định khoản chi phí mua bảo hiểm nhân thọ

• Định khoản ghi nhận chi phí mua bảo hiểm

+ Nợ: TK 642 (Chi phí quản lý chung của doanh nghiệp), TK 641 (Chi phí bán hàng)

+ Có: TK 334 (Phải trả người lao động)

• Hạch toán khi thanh toán cho công ty bảo hiểm

+ Nợ: TK 334 (Phải trả người lao động)

+ Có: TK 111 (Tiền mặt), TK 112 (Tiền gửi ngân hàng), TK 3335 (Thuế thu nhập cá nhân)

Về định khoản mua bảo hiểm nhân thọ cho nhân viên, công ty sẽ ghi nhận vào tài khoản 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp. Tài khoản này phản ánh các khoản chi phí quản lý chung của doanh nghiệp, trong đó bảo hiểm nhân thọ thuộc các khoản hỗ trợ khác.

Khi hạch toán trong bảng cân đối kế toán, chi phí này sẽ ghi Nợ TK 642 và có trong các TK 334 và 338.

Doanh nghiệp khi hạch toán chi phí mua bảo hiểm nhân thọ cho nhân viên cần sự cẩn thận và chính xác. Bằng cách nắm vững các quy định và hướng dẫn định khoản, doanh nghiệp sẽ tránh được những sai sót không đáng có, đảm bảo quyền lợi của cả người lao động và doanh nghiệp.