Kế hoạch kinh doanh là gì? Cách lập kế hoạch kinh doanh cơ bản

Để bắt đầu một công việc kinh doanh chắc chắn bạn cần lập kế hoạch từ tổng quan đến chi tiết thì việc thực hiện hoá ý tưởng mới có hướng đi rõ ràng và thuận tiện sau này. Vậy đã ai hiểu kỹ định nghĩa kế hoạch kinh doanh là gì và cách lập cơ bản như thế nào chưa?

Kế hoạch kinh doanh là gì?

Kế hoạch kinh doanh là bản tài liệu của doanh nghiệp mô tả tổng quan về lộ trình phát triển sản phẩm/dịch vụ, doanh nghiệp, doanh thu - chi phí và nhiều vấn đề liên quan khác.

Người lập kế hoạch kinh doanh thường là giám đốc điều hành, giám đốc kinh doanh hay giám đốc Marketing - Những người đang đóng vai trò ở vị trí thiết lập. Nội dung của kế hoạch kinh doanh càng cụ thể, chi tiết, nêu rõ các tình huống xảy ra thì cơ hội thành công càng cao.

Kế hoạch kinh doanh

Phân loại kế hoạch kinh doanh

Những loại kế hoạch kinh doanh cụ thể thường gặp:

• Kế hoạch kinh doanh khởi nghiệp: Kế hoạch này dành cho những ai mới bắt tay vào kinh doanh. Nó chứa đủ các thông tin bao quát về sản phẩm/dịch vụ mà doanh nghiệp định triển khai, gồm cả đội ngũ quản lý và chuỗi cung ứng.
• Kế hoạch kinh doanh nội bộ: Kế hoạch này được lập liên quan đến mục tiêu cụ thể của một bộ phận trong doanh nghiệp. Ví dụ như bộ phận Marketing, có thể lập kế hoạch ra để kiểm tra tình hình hiện tại của phòng, đưa ra phương án tiếp theo để nâng cao cấp độ lên, tính chi phí và lợi nhuận tiềm năng.
• Kế hoạch kinh doanh chiến lược: Đây là loại kế hoạch dài hạn khoảng 5 năm. Nó sẽ xoay quanh yếu tố về sứ mệnh, tầm nhìn của doanh nghiệp, đưa ra các mục tiêu cần đạt được và cách thức để đạt được mục tiêu đó. Văn bản sẽ tóm tắt mục tiêu chung của công ty.
• Kế hoạch kinh doanh khả thi: Được coi là giải pháp hoặc kế hoạch dự phòng khi hoạt động kinh doanh có sự biến động nhằm giúp doanh nghiệp cải thiện tình hình và đứng vững hơn trên thị trường. Kế hoạch này nhắm đến mục tiêu là một nhóm nhân khẩu học cụ thể hoặc đầu tư một số tiền cho kế hoạch thực hiện.

Nguyên tắc lập kế hoạch kinh doanh

Người lập kế hoạch kinh doanh cần nắm được một số nguyên tắc cơ bản sau:

• Luôn chủ động đặt mục tiêu và kết quả kinh doanh.
• Đánh giá tình hình và kiểm tra thực trạng của công ty, hiểu về văn hoá của công ty và tạo dựng niềm tin, đeo bám quyết liệt để sớm hoàn thành tiến độ.
• Kế hoạch cần mang tính tóm tắt thực hiện, nhấn mạnh những điểm chủ yếu của doanh nghiệp.
• Câu văn trong kế hoạch kinh doanh cần ngắn gọn, dễ hiểu, không dùng ngôn ngữ lạ/tiếng địa phương, không cường điệu hoá vấn đề, không để câu từ trùng lặp, kiểm tra lỗi ngữ pháp và chính tả.
• Tính toán lợi nhuận hay kế hoạch tài chính phù hợp, không dự tính lợi nhuận quá cao với những mục tiêu không cụ thể, viễn cảnh viển vông khi chưa nắm giữ cơ cấu phân phối và năng lực của đơn vị.
• Hoàn thành phần tóm tắt dự án một cách cẩn thận vì đây là phần quan trọng trong kế hoạch kinh doanh.

Vì sao cần phải lập kế hoạch kinh doanh?

Doanh nghiệp cần lập kế hoạch kinh doanh vì những lý do sau:

• Nhà đầu tư cần dựa vào kế hoạch kinh doanh để đánh giá tính khả thi của dự án, từ đó quyết định có cấp vốn đầu tư hay không (có lý do này vì khi kế hoạch kinh doanh liên quan đến vấn đề kêu gọi vốn).
• Kế hoạch kinh doanh sẽ đưa ra được phạm vi kinh doanh về tài chính, thời gian và nguồn lực.
• Lập kế hoạch kinh doanh nhằm đưa ra những quyết định chiến lược hơn.
• Kế hoạch kinh doanh giúp dễ dàng truyền đạt tầm nhìn khi nhân viên mới vào công ty, xây dựng niềm tin cho nhân viên mới.

Hướng dẫn lập kế hoạch kinh doanh cơ bản

Khi bắt đầu lập kế hoạch kinh doanh chắc hẳn ai cũng sẽ có những bối rối vì chưa biết cách sắp xếp thế nào cho phù hợp. Vậy nên khi bắt đầu, bạn hãy lưu ý những điểm sau:

• Lập kế hoạch kinh doanh càng chi tiết thì càng dễ triển khai mà hạn chế sai sót. Đặt các mục trong kế hoạch kinh doanh cần rõ ràng, mạch lạc, giúp người xem dễ hiểu.
• Tuy một kế hoạch kinh doanh không giới hạn về số lượng hay độ dài, nhưng chắc chắn không nhà đầu tư nào muốn đọc một kế hoạch kinh doanh dài như một quyển sách cả. Từ 20 - 30 trang là một độ dài lý tưởng.

Dưới đây là hướng dẫn lập một kế hoạch kinh doanh kêu gọi đầu tư cơ bản:

Tóm tắt điều hành

Đây là phần đầu tiên và quan trọng nhằm đưa những thông tin tổng quan đến người xem, độ dài không nên quá một trang. Chi tiết bao gồm:

• Khái niệm kinh doanh và lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp.
• Tầm nhìn và sứ mệnh kinh doanh, cụ thể doanh nghiệp muốn làm gì.
• Mô tả sản phẩm và sự khác biệt của sản phẩm so với những sản phẩm khác của đối thủ.
• Thị trường mục tiêu của doanh nghiệp là gì?
• Kế hoạch Marketing của doanh nghiệp như thế nào?
• Dự tính doanh thu và chi phí của doanh nghiệp.
• Doanh nghiệp muốn kêu gọi bao nhiêu vốn.
• Ai đang tham gia vào công việc kinh doanh.

Mô tả công ty

Trong phần mô tả công ty cần những yếu tố tổng quan về công ty:

• Cấu trúc công ty như thế nào: Là công ty của riêng bạn hay công ty hợp lại của nhiều người, công ty cổ phần hay công ty trách nhiệm hữu hạn.
• Mô hình kinh doanh của bạn là gì?
• Ngành mà doanh nghiệp đang làm.
• Tầm nhìn và sứ mệnh của doanh nghiệp, giá trị của doanh nghiệp.
• Thông tin cơ bản và lịch sử của doanh nghiệp.
• Mục tiêu kinh doanh ngắn hạn và dài hạn.
• Những nhân sự trong nhóm của bạn, ai là người chủ chốt và mức chi lương cho họ là bao nhiêu.

Phân tích thị trường

Đây là yếu tố sống còn để quyết định xem doanh nghiệp có khả năng thành công hay không. Bên cạnh đó, cũng cần lưu tâm phân tích những thị trường ngách đang có lợi thế cạnh tranh khốc liệt. Sai lầm lớn nhất chính là chọn sai thị trường mục tiêu vì như vậy việc kinh doanh cũng khó khăn hơn rất nhiều. Phân tích thị trường trong kế hoạch kinh doanh có thể không quá chi tiết nhưng rất cần thiết và chắc chắn phải làm.

Doanh nghiệp sau khi phân tích sẽ ước lượng được độ lớn của thị trường, vị trí của doanh nghiệp trên thị trường và tổng quan bối cảnh cạnh tranh. Việc phân tích kỹ càng, thuyết phục giúp các nhà đầu tư tin tưởng và kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp và tiềm năng trong sự phát triển đúng đắn của doanh nghiệp.

Phân tích thị trường là mục cần thiết trong kế hoạch kinh doanh

Để ước tính số lượng có bao nhiêu khách hàng cần đến sản phẩm hay dịch vụ do doanh nghiệp cung cấp là không phải dễ doanh nghiệp có thể tranh thủ nắm bắt càng nhiều thông tin càng tốt thông qua:

• Dữ liệu khách hàng và theo dõi xu hướng trong những năm tới. Ví dụ: Nếu bạn kinh doanh đồ tập thể thao thì phải nắm bắt tổng quan về xu hướng phòng tập những năm tới tăng/giảm như thế nào…
• Cố gắng đưa ra dự đoán sáng suốt dựa vào những dữ liệu thu được để hoàn thiện công tác phân tích thị trường nhanh chóng, hiệu quả.

Phân tích cạnh tranh

Đây là mục để doanh nghiệp thảo luận vì sao doanh nghiệp của bạn tốt hơn các doanh nghiệp đối thủ cạnh tranh khác trên thị trường và phương thức thu hút khách hàng để mở rộng thị phần. Có 3 yếu tố giúp bạn thể hiện sự khác biệt khi đối mặt với cạnh tranh:

• Khả năng tối ưu hoá lợi nhuận và chi phí sẽ giúp giá sản phẩm của bạn dễ chịu hơn nhiều so với sản phẩm của đối thủ cạnh tranh.
• Sản phẩm/dịch vụ có điểm nhấn riêng biệt về tiện ích, sự sáng tạo, sự thông minh hay thẩm mỹ.
• Phân khúc khách hàng cụ thể: Lựa chọn được những đối tượng cụ thể để tập trung sẽ giúp doanh nghiệp làm tốt hơn là việc dàn trải ra nhiều đối tượng.

Tổ chức và quản lý

Vai trò của nhân viên và đội ngũ quản lý là phần không thể không nhắc đến trong kế hoạch kinh doanh. Đây là lực lượng quan trọng giúp bạn hoàn thành kế hoạch kinh doanh để doanh nghiệp đạt được tốc độ tăng trưởng như mong muốn. Trong đó có bản mô tả kế hoạch chi tiết về các cá nhân chịu trách nhiệm và liên quan đến doanh nghiệp.

Nếu bạn đang quản lý một nhóm nhân viên, hãy vẽ ra sơ đồ tổ chức để hiển thị cấu trúc nội bộ của doanh nghiệp, cụ thể về vai trò, trách nhiệm, mối liên hệ giữa những người trong biểu đồ. Truyền đạt cách mỗi người đóng góp vào sự thành công của doanh nghiệp.

Kế hoạch tiếp thị

Kinh doanh và Marketing là 2 chủ thể không thể tách rời. Nếu có kế hoạch kinh doanh thì chắc chắn phải có kế hoạch Marketing - Nó sẽ định hướng việc quảng bá thương hiệu, sản phẩm như thế nào ở hiện tại và trong tương lai. Đặt chiến lược phù hợp với nhóm khách hàng mục tiêu.

Trong chiến lược Marketing cần chú ý đến 3 yếu tố:

• Đặt giá sản phẩm/dịch vụ là bao nhiêu và vì sao lại là giá đó.
• Bán sản phẩm/dịch vụ gì trên thị trường.
• Quảng cáo và khuyến mãi như thế nào.

Kế hoạch hậu cần

Quy trình vận hành của doanh nghiệp như thế nào là vấn đề cần được đưa ra, tuy bạn không cần nêu chi tiết nhưng cần khái quát được quy trình cơ bản để người xem nắm được.

Những thông tin chi tiết trong kế hoạch hậu cần bao gồm:

• Nhà sản xuất hay cung cấp sản phẩm ở địa điểm nào.
• Việc sản xuất, vận chuyển và buôn bán được thực hiện theo quy trình ra sao.
• Văn phòng công ty và nhà kho ở chỗ nào.
• Các loại trang thiết bị công việc cần thiết phục vụ vận hành.
• Công tác giao vận sẽ được tự xử lý hay kết hợp với bên thứ 3.
• Phương pháp quản lý hàng tồn kho.
• Công tác hậu cần giúp doanh nghiệp nắm tường tận về chuỗi cung ứng và có kế hoạch dự phòng khi không chắc chắn.

Kế hoạch tài chính

Kế hoạch tài chính chi tiết đến đầu phụ thuộc vào mục tiêu và đối tượng của doanh nghiệp. Cơ bản sẽ bao gồm báo cáo thu nhập, báo cáo lưu chuyển tiền tệ và bảng cân đối kế toán.

Như vậy, để lập một kế hoạch kinh doanh cần rất nhiều thời gian và công sức, không hề dễ dàng, nhưng là điều cần thiết để có cái nhìn rõ hơn về lộ trình phát triển của doanh nghiệp trong tương lai ngắn hạn và dài hạn.