Những ý tưởng giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí văn phòng hiệu quả

Làm sao để cân đối chi phí vận hành cũng như tiết kiệm chi phí trong văn phòng luôn là bài toán khiến các doanh nghiệp vừa và nhỏ đau đầu. Những chi phí như phí nhân công, phí nhập hàng, thuế, phí cơ sở vật chất luôn chiếm đến 80% doanh thu hằng tháng trong doanh nghiệp. Vậy làm sao để tiết kiệm những chi phí đó, nhất là trong thời kỳ dịch bệnh Covid-19 đang diễn biến phức tạp như hiện nay luôn là vấn đề được nhiều doanh nghiệp quan tâm.

Xem thêm: Cách tiết kiệm chi phí kinh doanh cho doanh nghiệp trong thời buổi dịch bệnh

Những giải pháp tiết kiệm chi phí văn phòng

Tiết kiệm chi phí trong văn phòng

Để giảm các chi phí văn phòng từ 80% xuống còn 60%, các doanh nghiệp có thể áp dụng các ý tưởng tiết kiệm dưới đây. Chắc chắn chúng sẽ giúp ích cho doanh nghiệp của bạn.

Ứng dụng công nghệ vào làm việc

Ngày nay với sự phát triển của công nghệ đã giúp cho cuộc sống cũng như việc kinh doanh của các doanh nghiệp trở nên dễ dàng hơn. Các cuộc họp với khách hàng, những hợp đồng ký kết với doanh nghiệp đều có thể được trả lời qua email hoặc dịch vụ điện thoại… giúp doanh nghiệp giảm bớt nhân lực cũng như chi phí đi lại.

Ngoài ra, khi áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý vận hành sẽ giúp cho doanh nghiệp xử lý chính xác hơn, nâng cao năng suất và tăng tính chuyên nghiệp.

Cách tiết kiệm chi phí văn phòng phẩm

Văn phòng phẩm bao gồm những dụng cụ như: Bút bi, bút chì, các loại giấy, sổ ghi chép…

Để tiết kiệm khoản chi phí này, bạn có thể tối ưu hoặc đưa ra định mức sử dụng văn phòng phẩm nhất định ở mỗi phòng ban công ty. Lập kế hoạch theo dõi, quản lý ở mỗi phòng ban, đưa ra những quy định tiết kiệm để nhân viên thực hiện, từ đó tạo ra thói quen tiết kiệm của mỗi nhân viên trong công ty.

Một số cách tiết kiệm chi phí văn phòng phẩm bạn có thể tham khảo:

Sử dụng lại giấy in lỗi, đã sử dụng 1 mặt để dùng cho các giấy tờ công văn lưu hành nội bộ
Các loại văn phòng phẩm có thể sử dụng được nhiều lần: viết xóa, dao rọc giấy,… có thể thay ruột, sử dụng được nhiều lần.

Tiết kiệm nước trong văn phòng

Giải pháp tiết kiệm chi phí văn phòng

Đây cũng là cách để các doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí văn phòng. Theo đó, hàng tháng hãy kiểm tra lại các đường ống dẫn nước xem có bị rò rỉ, hở van nước hay không để sửa chữa, các vòi nước, vòi hoa sen có thể điều chỉnh chế độ nước khi sử dụng giúp công ty bạn tiết kiệm được nhiều nguồn nước.

Ngoài ra, hãy tuyên truyền đến đội ngũ nhân viên trong công ty ý thức hơn trong việc sử dụng nước tại văn phòng sẽ giúp doanh nghiệp bạn tiết kiệm kha khá tiền nước mỗi tháng.

Tiết kiệm điện cho văn phòng

Ngoài tiết kiệm nước thì tiết kiệm điện cũng là một trong những cách giúp doanh nghiệp tiết kiệm. Chẳng hạn nếu văn phòng có nhiều sử sổ và ánh sáng tự nhiên có thể tận dụng nguồn ánh sáng này thay vì bật nhiều bóng đèn. Ngoài ra, những bóng đèn sợi đốt thường tiêu thụ lượng điện nhiều hơn so với bóng đèn huỳnh quang, vậy nên nếu doanh nghiệp bạn đang sử dụng bóng điền sợi đốt thì hãy thay thế chúng bằng bóng đèn huỳnh quang cho tiết kiệm.

Đưa ra các quy định để tạo cho nhân viên thói quen tắt thiết bị điện khi không sử dụng. Việc này không những giúp bạn giảm chi phí mà còn đang chung ta bảo vệ môi trường sống trên trái đất này.

Tổ chức bộ máy doanh nghiệp tinh gọn

Nếu doanh nghiệp của bạn đang có bộ máy tổ chức với quá nhiều cấp bậc gây lãng phí nhân sự cũng chi chi phí dành cho nhân sự thì nên xem xét và tổ chức lại bộ máy doanh nghiệp thật tinh gọn giúp đơn giản hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu quả làm việc.

Nâng cao ý thức cho nhân viên

Nâng cao ý thức cho nhân viên khi làm việc tại văn phòng

Nhân viên trong công ty sẽ là người trực tiếp sử dụng các thiết bị điện, nước, văn phòng phẩm… Vậy nên, nếu muốn tiết kiệm việc quan trọng nhất chính là tạo ý thức cho nhân viên.

Khi nhân viên có ý thức hơn khi sử dụng tài sản chung chẳng hạn tắt đèn, máy lạnh khi ra về sẽ giúp cho doanh nghiệp của bạn có thể tiết kiệm tối đa chi phí. Vậy nên nếu muốn tiết kiệm, mình chủ doanh nghiệp thôi vẫn không đủ mà mỗi cá nhân trong cùng một tập thể phải cùng nhau xây dựng ý thức, tiết kiệm điện, nước, vật dụng văn phòng phẩm để hỗ trợ giảm thiểu chi phí xuống mức tối thiểu cho doanh nghiệp.

Chỉ với những việc nhỏ, sẽ giúp doanh nghiệp có thể tiết kiệm hơn trong quá trình phát triển công ty.